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在铁路系统内部,办公室是一个综合协调部门,处在承上启下、联系左右、协调内外、沟通各方的核心地位.办公室工作的好坏直接关系到铁路企业工作效能的高低、管理水平的优劣和全年工作目标的完成与否,直接影响到单位的对外形象.随着精细化管理理念在铁路系统的不断引入和实践,办公室更要积极探索精细化管理方法、不断提高管理工作整体效率.
一、铁路企业办公室管理现状
由于办公室工作具有原则性强、服务性强、突发性强、内容繁琐等特点,所以在实践过程中还存在很多不足和问题：一是管理理念和管理模式不适应新形势的发展要求.办公室工作不仅要满足完成日常事务及领导交办的临时工作,还要维持协调各部门的正常运转.二是规章管理制度不健全.目前办公室现有的管理制度缺乏科学性和系统性,严重制约了办公室职能的有效发挥.三是办公室管理被边缘化.铁路系统大多重运输生产、重安全管理,对办公室等综合部门管理重视不够.四是职责规定不明确.由于岗责体系不完善,导致很多工作出现交叉和管理空白.五是人员素质不高.办公室作为综合科室,人员老年化严重,思维观念传统,接受掌握新事物和新技术较为困难,导致人员素质参差不齐.
二、办公室实施精细化管理的意义
（一）解决职责不清问题,避免推诿扯皮.办公室工作千头万绪,一旦责任没有落实到人,就可能出现拖沓应付甚至互相扯皮的现象,就会给但单位推进重点工作造成被动.实施精细化管理,就是进一步厘清科室人员之间工作职责,确保各项工作责任明晰、精准到位.
（二）解决经验主义问题,避免疏忽大意.办公室工作的重复性比较强,很容易形成惯性思维,习惯用经验办事、按惯例操作,这样既不符合新形势下从严治党的工作要求,也容易出现工作失误.实施精细化管理就是要把单位对办公室的新规定、新要求固化下来,作为工作规范.
（三）解决结合部问题,避免工作交叉或管理真空.办公室的许多工作需要科室人员之间的协调配合,一旦出现结合部衔接不畅,就可能造成工作出现交叉、脱节、撞车及管理真空等现象.实施精细化管理,就是要进一步分解细化责任要求,明确责任任务,实现科室人员之间紧密协作,确保工作环环相扣、衔接紧密.
（四）解决程序繁琐问题,避免效率低下.办公室具有时效性强的特点,很多工作必须在规定时间内完成.但是目前很多工作程序繁琐,不仅导致科室内工作拖拉,也给职工办事造成极大不便.实施精细化管理,就是要清除繁文缛节、缩短办事时限,提升办公室整体效率,更好地服务车站、服务职工、服务领导.
三、办公室工作精细化管理的措施
（一）强化细节意识,注重精益求精.作为办公室工作人员要有一种精益求精的精神和“细节决定成败”的意识.常说“办公室无小事”,就说明办公室在抓小事上的重要性.不注重小事,忽视细节,往往会造成严重后果,甚至造成无法弥补的损失.通过细节,就可以看出办公室的工作作风、工作能力和服务水平.所以办公室人员必须大力培养细节意识,尽量把每一件事情做到尽善尽美.
（二）明确岗位责任,优化工作流程.办公室要将各项职能分解落实到各岗位,让办公室人员都知道自己该“干什么”“怎么干”,做到工作无交叉、管理无空白,实现责任人人负、事事有人干.同时要借鉴现代管理理念,按照精简程序、理清环节、分清责任、明确标准的要求,逐项建立公文流转、信息调研、信访稳定、档案管理、督察督办、会议管理、安全保密、秘书事务等工作具体流程,保证车务段办公室各项工作运转高效顺畅.
（三）完善规章制度,夯实管理基础.要结合铁路局新的工作形势和要求,立足当前、着眼长远,注重操作性、实用性和长效性,对办公室办文、办事、办会、信访、保密、督办等规章制度进行修订完善,逐步形成规范化的制度体系,并固化下来,使规章制度成为规范职工工作行为的有效手段.要建立健全政务服务到事务管理,从外部协调到内部运转等各个方面的工作制度,避免办公室管理出现真空,切实夯实管理基础.
（四）强化责任落实,提高办事效率.要对照制度和职责,强化责任落实.用制度加强内部管理,用职责约束职工行为,形成完整的责任链条,确保办公室工作高效运转.要用好办公室督查督办职责,把督查工作贯穿到办公室工作的始终,通过深化督查机制,更好地促进决策落地生根,促进责任落到实处.要经常开展联合检查,定期对制度执行、工作推进等重点工作进行督导检查,要抓住重点,敢碰难点,对棘手的问题要深入查,对焦点问题要现场查.对责任不落实、工作拖沓推诿、办事效率低下等现象,要严格纳入月度履职履责考核,确保办公室办事效率有效提升.
四、结束语
办公室工作地位特殊,一旦处理不好,就可能小事变大事,甚至影响企业正常运转.所谓“天下事,必作于细”,精细化管理就是精在事前,细在过程,意在结果的管理理念.办公室要以精细化的工作理念和积极向上的工作态度,扎实做好每一项工作,力争把工作做细、做实、做好、做精,只有把精细化管理落到实处,办公室工作才会做得更好,铁路企业整体管理水平才能有效提升.
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