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艺术档案是反映各类艺术单位和艺术工作者的艺术实践活动和艺术成就的历史记录,重视对群众文化艺术档案的管理不仅对本艺术单位、艺术工作者本人来说有据可考,更重要的是对推动社会文化发展具有十分珍贵的参照、借鉴意义.
群众文化档案的形式具有多样性、丰富性、复杂性等特点.除大型的文艺戏剧表演、诗词朗诵会、送温暖下乡演出、社区文娱活动以外,文稿、剧本、乐谱、灯光舞台设计图、演出光盘等音像资料都是具有保存价值的,是其重要组成部分.因此,群众文化艺术档案管理人员在文化活动开展之前,就要对活动开展形式、所需保存设备、现场环境等因素做好翔实充分的准备.不同于可复制重版的图书文字资料,现场演出往往具有不可重复性,精彩的画面转瞬即逝,如果错过这一秒的拍摄,可能因为节目调整、演员更换、活动主题转变等多重因素的影响,导致所需资料无法复制.同样地,进入到信息时代,文字、音像资料素材常通过网络邮件等形式传输,极易因接收方式不当而导致文件破损.因此认识到现场档案资料的珍贵性、提升艺术档案管理人员职业素养、擅用采录设备及电脑基本软件,是顺利开展艺术档案资料收集的必要前提.
管理群众文化艺术档案需要具备较强的逻辑思维能力及目录整理能力,真正健全完善的艺术档案管理系统应该是用户友好型,多人分工整理却仍能准确地按照统一标准进行分类.因时代更迭,档案管理人员也会有更换,如果系统并未按照十分明了清晰的原则设置,极易出现资料随意堆放、文件夹混杂、材料到用时方恨少的窘境.
档案管理机构一定要重视对档案库的数字化建立,充分运用电子信息时代为资料整理提供的便利性和准确性,避免因人工分类时出现的瑕疵与纰漏,更重要的是在档案系统建立之初就确保其目录分类的合理性及合逻辑性,并以此作为培训档案管理人员的材料,首先使他们对系统有科学的理解,真正认识到如此分类对于日后找寻相关资料、申请项目、提供纪录片素材等的便利性,从根本上规避因人员更迭、分类法不明晰而导致的明明有资料存档却无迹可寻的现象发生.年度大事记也是对当年发生的各项文艺活动的一个总结,按照年度、事件、材料等分类加以寻找,不仅可以增强管理人员的管理逻辑思维,也能为新上任的管理人员提供一个清晰的脉络.
沟通与交流对于艺术档案管理至关重要,艺术管理机构应该重视管理人员的外派交流培训,参加档案管理进修班,学习日新月异的资料管理方法；以更加省时、更加高效的方式克服档案收集途径复杂、综合性强、管理难度高等困难；广泛学习其他伙伴机构的经验教训,有则改之,无则加勉；提前对可能发生的情况进行规避,尤其注意学习对不同载体的不同保存、保护方法,尽可能延长材料的保存期限,学习检查修复文件的核心技术.对交流持有开放积极的态度,在互相帮助共荣的氛围下,不断提高档案管理的完善程度.
身为群众文化艺术档案的管理人员,一定要加强自我约束力,对档案资料具有强烈的责任意识,支持相关机构对文化艺术档案工作的制度化管理和责任追究原则,充分认识到自己作为档案管理关键一环所承担的职责,自主提高学习钻研能力与职业修养,提前报备保护难度大的资料,群策群力共商妥善保护和修复方法,不以自我主观态度轻易对情况进行判断,以做好资料档案的管理工作为第一原则.尊崇真实性,不得因工作便利擅自对文件进行增补或删改,在记录过程中充分保证材料内容传递的真实性和准确性.道德修养的健全是能够成为一名优秀的艺术文化档案管理人员的重要品质.
档案管理工作对于社会文化发展至关重要,不仅是对群众艺术文化的真实的、科学的记录,更是对推动艺术文化单位和艺术工作者的继续发展、促进文化创新具有重要的参考价值.
责任编辑王彩君
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