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档案信息化方面硕士学位毕业论文范文 跟档案信息化进程亟须加快推进相关论文范文

主题:档案信息化论文写作 时间:2024-03-30

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2002年,《全国档案信息化建设实施纲要》制订下发,进一步明确了档案信息化建设的目标和任务.但在信息化时代,我们的档案工作依然以纸质档案为主,档案的查阅还处在“翻箱倒柜”层面,档案内容的查考利用还需要重新打印.无论从档案的表现形态上来看,还是从档案的管理上,都远远落后于当今这个时代,所以,档案信息化进程亟须加快推进.

档案信息化就是运用现代的数字技术,实现档案收集、整理、归档、查阅和开放利用的数字化、自动化、便捷化,提高档案管理水平和利用效率.数字化主要是指档案内容的数字化,就是将纸质档案所有内容全部录入计算机系统并实现查询和展示.自动化主要是档案生成、管理的自动化,运用计算机档案软件将数字化的文件、资料,自动生成符合标准的档案,对档案库房的温度、湿度、防火、防盗等管理实行自动化控制.便捷化就是档案查阅利用便捷化,运用计算机软件系统查阅电子档案,将可利用的档案内容便捷地进行复制、粘贴等编辑操作,解决查阅档案翻箱倒柜、利用档案重新打印的问题.

实现档案信息化,有利于与现代的办公自动化相衔接.目前,电脑办公已全面普及,网上协同办公平台、公文传输系统也比较普遍,所以,文件资料的电子化、数字化已经实现了全覆盖.在这种情况下,应该说,推进档案信息化水到渠成.如果实现了档案信息化,那么将会大大提高档案管理效率,运用档案管理系统就能实现档案的检索、查阅;如果实现了档案信息化,建立起可复制、可编辑、可粘贴的数字档案,将大大方便后期档案的开发利用.所以,加快推进档案信息化的重要意义不言而喻.

笔者认为,实现档案信息化建设面临两大任务:

(一)数字档案建设.首先,要对原有的文字、图片等纸质档案进行数字化处理,主要运用电子扫描技术和文字转换技术,把已经形成的纸质档案变成可检索、可编辑的电子档案.其次,是对目前现有的电子文书、图片资料进行收集整理.一般情况下,各单位的文书图片档案都分散在经手人自己的手里,没有统一收集在单位文书档案管理人员手中.一方面容易遗失,另一方面也不利于统一管理使用.因此,在档案信息化之前,应先将分散在个人手中的电子资料进行统一收集,分类整理,为档案信息化打好基础.第三,要开发统一的档案管理信息系统.该软件系统要反映纸质档案的全部内容和格式要求,如封面、卷内目录、编码等,都要通过各要素反映档案的全貌;要实现档案检索、查阅、开发利用等档案管理的全部功能,要与档案资料的生成系统相衔接,如公文处理系统、专业设计软件、行业办公系统等,在文件格式上兼容,在数据的导入导出上实现互联互通.系统要分门别类地开发,区分文书档案与业务档案,区分行业不同和档案内容与形态的不同,开发专业性、针对性强的档案信息管理系统.第四,要更加扎实地做好纸质档案工作,这是档案信息化的重要基础和保障.物理存贮是最安全最保险的,比起电子虚拟存贮,物理存贮更不易损毁,而虚拟存贮容易受到电磁、电脑病毒、操作不当等非常因素影响而损毁,因此,无论档案信息化程度如何高,都必须要留存纸质档案.

(二)数字档案馆建设.数字档案馆建设是档案数字化的升级版,也是实体档案馆建设的升级版.应按照国家档案局发布的《数字档案馆(室)建设指南》,建设满足当地需求的数字化档案馆,提升档案工作整体水平.一是要按照数字档案馆的基础网络架构、主要技术路线和软硬件基本要求,建设符合数字档案资源管理要求,满足数字档案馆各项管理与需求的基础设施.二是要开发和采用功能完善、性能良好、方便易用的数字档案馆应用系统,实现档案管理数字化和网络化.三是进一步加快档案的资源建设,采用先进的技术和措施,来保证档案资源的真实性、可用性和安全性,以满足档案资源的共享需求.四是修订完善的档案工作流程,按照数字档案馆建设要求,建立健全电子档案的收集、整理、管理、使用和应急保障的各项制度,确保电子档案管理规范,运转顺畅.多少年来,我们的档案馆已经建立了一整套保存档案文件的有效方法和操作规程,而即将推行的数字化档案馆,档案信息的内容和保存位置很容易发生改变,从一定程度上说,档案信息的安全性会受到威胁.所以,在档案信息化的进程中,如何保存这些数字化的档案信息,也是摆在我们面前的一个巨大挑战,值得我们在工作中认真探究.总之,加快推进档案信息化是一项大工程,涉及单位多、管理难度大、建设周期长,需要通过广大档案工作者长期认真细致的工作,从而保证档案信息化建设的发展和完善,以进一步促进档案信息资源在各级党政机关及社会各界共享和便捷使用.

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