公路工程电子档案管理中存在的问题和建议,本文是关于档案管理相关学年毕业论文范文和档案管理和公路工程和电子方面学年毕业论文范文.
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近些年,科技不断地进步、发展,使得信息技术已经被广泛地应用到各行各业中,正是在这种环境的影响下,公路工程的档案也逐渐地进行电子档案管理,从之前的被认可到现在的被依赖,说明了在公路工程中运用电子档案管理是十分有必要的.运用电子档案进行管理,档案的储存会省很多地方.一项工程所形成的几千卷纸质档案,整理成电子档案后仅仅几个光盘或一个U盘.同时还方便大家进行交流、快速查找,还可以对信息进行分享,使得信息可以得到充分地利用.但是现在的公路工程电子档案管理存在一些问题,想要使得电子档案管理促进公路工程的发展,就应该对这些问题提出一些改进措施.
一、公路工程电子档案管理中不完善的地方
（一）档案原件缺乏真实性.电子档案的优点确实很多,但是它也有很多缺点,其中最大的缺点就是易修改性.很多信息一旦被修改也不会发现修改的痕迹,当然,增加或删除以后人们也是发现不了的.电子档案的资料自然都是电子版,这样一方面不了解编写这篇档案的人的字迹,另一方面,负责人不能手写签字,最终这篇档案出现问题相关负责人的责任就会小很多.特别是有些人为了自己的利益,对电子档案稍微进行改动,负责人就很难发现,这就导致档案原件缺乏真实性.
（二）电子档案缺乏保密性.如今网络发展十分迅速,运用终端设备就可以识别出另外一个设备的信息.并且,储存在终端的文件,可以同时传输到其他多个设备.这样在对公路工程的保密性文件进行管理的时候,想要做到真正的保密性是一件很困难的事情.例如：工程的各种材料的、图纸、工程师的设计理念、公司和其他公司签订的合同等等都是保密文件,如果相关人员不能做好保密工作,那么一旦这些信息被泄露,对手企业就很有可能拿下相关项目.
（三）各个单位使用的管理软件缺乏统一性.保存档案的时候,如果每一个单位用的软件各不相同,那么在查找相关信息或者使用对方发来信息,都是很不方便的.尤其是如果每一个部门使用的管理档案的软件各不相同,有时候会出现不兼容的情况,有的还会出现文件自动拦截的问题,甚至有时候会导致文件的损失,这样就会给文件的使用带来很大的问题.
二、公路工程电子档案管理的建议
（一）对档案进行分散式保存.在保存公路工程相关档案的时候,尽可能地采用分散式的保存方式.尤其是有些特别重要的材料,仅仅保存在电脑里是不够的,正确的做法是在保存之前应该用不同载体备份三套（一套封存保管、一套供查阅使用、一套异地保存）.这些重要的资料应该做一些标记,当然可以将这些资料拷贝一份到专门的优盘,这样的话即使有人对这些资料进行修改,管理人员也可以将之前拷贝的资料进行比较,很容易就可以发现其中的不同之处.有些公路工程的施工项目需要很长的时间,这个时候就应该制定一个标准,对这些档案进行分期管理储存,每一期结束的时候就要把这些档案备份,然后进行保存.这样就不会出现工程周期长档案丢失的问题了.等到工程完工以后进行验收,可以保证档案的完整性.
（二）对使用的软件经常杀毒,保证档案的保密性.在对这些档案进行发送、保存的时候,会用到优盘,这个过程就很有可能导致档案中毒,为了减少这种情况的发生,不但要对电脑经常杀毒,而且还要对优盘进行杀毒,一旦发现有病毒应该马上处理,降低病毒对档案造成的损失.在发送档案的时候,最好发送到对方的邮箱,这样不但方便传输,而且还会有发送的记录,对档案的传输过程有一定的保护作用.当然一般的文件可以在线发送,对于比较重要的文件最好就不要在线传输,因为在线传输的过程很有可能被监视,而且有些电脑高手很可能入侵,这样文件就会被泄露,对企业发展是十分不利的.
（三）加强对相关的管理人员进行技术培训.当然现在已经进入到了信息时代,为了提高工作效率,企业的每一位员工都要对计算机有基本的了解.为了能让员工及时更新自己的计算机知识,企业有必要定期进行计算机培训.尤其对一些电子档案管理者更应该加强计算机的培训,让他们定期出去深造学习,不断提升他们的计算机知识.当然只懂专业计算机是不行的,在培训学习的时候一定要找计算机、电子档案两方面都比较精通的技术人员,接受这样的培训,员工的工作水平才会提升.
三、结语
现在的信息技术在不断地进步,在公路工程建设中运用电子档案管理是十分有必要的,它的优点是很明显的,但是技术本身就是一把双刃剑,人们在看到它带来好处的同时,也应该看到它的不足之处,即管理人员应该认识到电子档案管理优点,同时还应发现其中存在的问题,采取措施及时进行改善,使得电子档案管理更好地服务于公路工程企业的发展.
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