通信建设企业服务采购和付款循环的内部控制管理,本文是内部控制论文范文素材与内部控制和内部控制管理和企业服务类论文范本.
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【摘 要】随着国内各通信运营商出于降本增效的考虑,更加广泛地采用集采招标方式进行通信建设服务采购,以及参与通信建设服务市场的主体不断增加,通信建设企业之间的市场竞争日趋加剧.如何通过加强分包服务采购和付款循环的内部控制来达到控制项目成本、保障合理利润水平和采购资金安全显得日益重要.本文基于内部控制体系建设理念,识别通信建设企业服务采购与付款循环的主要风险,并提出应对的措施建议.
【关键词】通信建设企业；服务采购与付款；内部控制
一、国内通信建设行业现状简述
随着我国通信行业的飞速发展,人们对通信服务的需求日益增多,在给行业内相关企业带来机遇的同时,通信建设企业之间的竞争也越来越激烈.通信建设企业最大限度地做好企业内部控制,对项目进度、成本、质量进行全面把握,选择合适的分包服务提供方、做好采购管理和项目管理尤为重要.目前通信建设行业基本状况如下：
1. 低价中标导致行业利润较低
由于通信市场投标竞争激烈,一些通信建设企业为了中标不顾自身财务状况和施工能力竞相压低投标价,部分中标企业甚至靠将中标项目违法转包出去而仅收取少量管理费生存.而且投标时运营商往往要求通信建设企业垫付大量资金或者收取投标、履约保证金,这种低报价、垫资、不顾自身施工能力情况下的中标,很可能导致工程利润低于期望利润甚至发生亏损,进而引发项目应付账款支付风险、履约风险和诉讼风险,使企业面临严重的财务危机和信用危机.
2. 分服务方市场不完善
现阶段我国的通信建设分包市场体系尚不完善,提供劳务或专项工程分包的分服务方良莠不齐,由于我国通信建设行业实行资质管理时间不长,分服务队伍相对不足,可以选择的分服务方有限,因此在分服务方准入时存在对其资质、资信、业绩能力把关不严的情况,使得一些不具备相应能力的施工队进入分服务方市场.另外,部分通信建设企业内部管理不规范,分服务方选择没有一个客观公正的程序和标准,存在暗箱操作.
3. 项目管理水平差异大
通信建设企业的业务存在单项工程数量众多、单个项目规模小、项目节点多、地域分散、服务采购业务发生频繁、工作量巨大等特点,并且在项目建设过程中容易受到众多因素干扰,决定了通信建设企业在项目管理中存在诸多风险.目前,大多数通信建设企业的项目管理水平参差不齐,在项目概预算管理、成本管理、进度管理、质量管理、安全管理等方面仍处于摸索阶段,没有形成一套系统的项目管理体系.
二、通信建设企业内部采购与付款循环的风险分析
内部控制的核心就是根据风险评估的结果,依据风险应对的策略,采取各种控制活动来防范风险.充分识别采购与付款循环各业务环节的风险,对企业的经营和发展非常重要.通信建设企业采购与付款循环各业务环节存在的主要风险包括：
1. 概预算环节存在的风险
目前通信建设企业在概预算的编制和执行方面普遍存在如下问题：例如概预算编制不全面、不完整、过于粗糙、存在漏算或多算的现象；概预算未经适当审批或越权审批,存在先施工后概预算、未经批准就开始施工的现象；不能严格按照批复的概预算进行设计、施工,随意增加建设项目内容导致项目超概预算等.由于概预算编制不准确、执行不到位,使其失去了指导和控制的意义,可能导致整个工程项目成本增加、项目失控甚至失败,进而影响应付账款的支付.
2. 分服务方的选择与管理风险
分服务方的资质、技术能力、管理能力、施工人员的素质直接影响通信建设工程项目的质量和进度,因此分服务方的选择和管理在通信建设项目的采购与付款环节中至关重要.目前,部分通信建设企业没有一套科学的选择评估标准,或存在未报审批准入资格且未签订分服务方协议已施工的情形,部分分服务方不具备相应的资质和能力,导致项目质量得不到保证.正是由于在对分服务方的管理方面不够完善,缺乏对分服务方的考核管理机制,或未将考核结果应用于分服务方的去留决策,因此不利于对分服务方的优化管理.
3. 分服务方协议定价风险
对分服务方的服务采购定价机制不科学、定价方式选择不当、确定不合理,一方面可能造成企业成本过高、利润和资金损失；另一方面可能由于只重成本、不重质量等因素,一味压低分服务方报价,将导致分服务方为了谋取利润而偷工减料,导致项目进度和质量均无法得到有效保障.因此,分服务方协议定价是否合理是采购与付款循环的另一关键风险控制点.
4. 项目管理风险
（1）项目进度风险.工程的进度目标能否顺利实现,不仅体现了施工单位项目管理水平的高低,对工程项目的经济效益影响也很大.如果缺乏工程进度计划或计划与实际脱节,将导致不能如实反映工程进度状况以至于计划失去指导作用.假如再缺乏有效的监督、激励、考核机制,项目目标分解、相关人员的责任界定不够明确,无法调动项目成员积极性,将导致工程进度延误.
（2）项目质量风险.工程项目的质量不仅关系到通信建设企业的收入、利润能否完全实现、是否会因为质量问题遭受索赔而发生损失,而且关系到企业的形象和后续的生存发展.该环节的风险点主要在于缺乏严格的质量监管制度,质量监管职责不清、效果不佳,对工程建设过程各环节的质量把控不严.
（3）项目安全风险.安全生产事关施工企业的生存发展和员工的生命健康,然而目前部分分服务方未给施工人员购买安全保险或意外保险,对安全问题重视不够,轻视事前管理.
（4）项目成本风险.工程项目成本直接影响施工企业的经济效益,通信建设企业对工作量的复核直接关系到项目成本,然而由于存在项目众多、分布广泛、金额较小的特点,导致对全部项目的工作量进行完全复核比较困难,工作量复核机制不健全导致存在虚报工作量的风险,使得项目成本虚高、利润减少.
5. 付费结算风险
通信建设企业项目众多,出于节约成本考虑而存在业务及财务人员配置不足的情况,可能导致对付费审核把关不严.例如业务部门缺乏工程付款单的复核机制,无相应人员对工程付款单应付金额的准确性进行复核或有人复核但执行不到位.部分企业缺乏会计系统对服务采购订单应付总额与付费申请单应付总额的复核机制,无法保证会计系统中应付金额的准确性.而且,通信建设工程项目最终结算金额存在审减的风险,可能导致出现超合同、超进度付款.另外,由于对预付账款控制不严,也可能存在虚构分服务方协议订立假经济合同、套取资金的风险,造成企业资金损失.
三、通信建设企业内部采购与付款循环风险的应对措施
1. 强化概预算管理
为了提高工程项目概预算管理,减少不合理支出,从源头控制成本,保障工程有条不紊的进行,通信建设企业概预算编制必须采取科学的计算方法,正确套用项目定额,做到不重不漏.同时应严格执行概预算的审批制度,杜绝先施工后概预算、概预算不经过审批即施工的情形.严格控制概预算的执行,不得随意增加和修改概预算,凡超概预算的事项必须重新经过适当审批.
2. 规范分服务方的选择与管理
通信建设企业应当建立科学的分服务方评估和准入制度,严格控制分服务方的准入资格,对分服务方的资质、安全证书、资信、业绩能力等进行严格审核,只有审核通过后才可签订分服务方协议.同时应建立合格分服务方管理信息系统,对分服务方提供的服务质量、、项目交付及时性、分服务方的资信和经营状况等进行实时管理和综合评价考核,并将考核结果应用到分服务方的项目分配和去留调整上,促进分服务方的长效优化管理.
3. 优化分服务方协议定价
（1）通信建设企业应当建立分服务方定价机制,综合考虑成本、利润和质量等因素,选择既能够保质保量完成任务、又能够确保企业利润的分服务方,实现通信建设企业与分服务方双赢.
（2）通信建设企业应当建立分服务方协议评审制度,对分服务方、项目计费基数和费率、付款方式等重要条款进行评审,未经评审和授权不准对外签订分服务方协议.对于影响重大、涉及较高专业技术要求或法律关系复杂的合同,组织法律、技术、财会等专业人员参与评审.
4. 严格控制项目管理过程
（1）项目进度管理中应制定项目进度管理体系,建立总体进度、阶段性进度、定期进度计划表.并在具体实施时对各相关节点的进度进行控制和监督考核,不断更新和完善进度计划表.
（2）项目质量管理中应建立质量监督和考核机制,对项目建设过程中影响工程质量的五个主要因素（人员、材料、仪器和工具、工艺和施工条件）进行严格控制把关；在项目结束时对项目验收进行严格管控,必须获取经过建设单位、监理单位签章的验收报告.
（3）项目安全管理中应重视对分服务方的安全保险购买等安全措施情况进行严格把关,明确双方责任,规避安全风险.
（4）项目成本管理中应建立严格的工作量复核与监督机制,定期抽查项目进行现场计量、测算其工作量,并与分服务方上报的工作量进行对比、记录,将抽查结果运用到分服务方考核和付费管理中.
5. 规范付费结算
通信建设企业应建立严格的付费复核机制,明确相关人员需要复核的内容、应当承担的责任及奖惩措施；加强会计系统控制,建立会计系统服务采购订单金额与付费申请表应付金额的复核机制,确保会计系统应付金额准确无误；采取信息化技术实现应付金额的自动计算或检测,减少人工的差错.同时,为了防止审减导致的超付风险,应当严格按照合同条款进度付款,在审定前不得全额付费,并建立超付清理扣回处理机制.次外,可通过采用背靠背付款的方式来防止订立虚假经济合同、套取资金的风险.另外,针对大额或长期的预付款项,定期进行追踪核查和风险分析,发现有疑问的预付款项,应当及时采取措施.
总之,建立以风险为导向的采购与付款循环内部控制体系对通信建设企业的持续健康发展至关重要,只有不断完善采购与付款循环的风险控制,才能为企业的持续发展奠定坚实的基础.
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