地方二本院校大学生学籍档案管理现状分析,本文是档案管理方面有关参考文献格式范文跟档案管理和现状分析和学籍方面本科论文开题报告范文.
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摘 要：地方二本院校大学生学籍档案管理存在的主要问题有：一是档案管理的育人功能没有得到充分发挥,档案管理工作陷入具象化的事务之中,因此档案管理工作被行政化、边缘化；二是档案管理队伍结构单一,且管理水平有待进一步提高；三是档案管理手段有待进一步改进,效率有待进一步提高.
关键词：地方二本院校学籍档案管理管理队伍
高校大学生学籍档案管理按学校可划分为如下几种类型：一是传统意义上的985、211大学或正在确定建设的"双一流"大学的学生学籍档案管理,此类大学的学籍档案管理规范,管理人员数量充足,管理队伍结构合理,管理手段的现代化水平高,大学生学籍档案管理的育人功能发挥的充分.二是地方高水平大学的学生学籍档案管理,总体上,管理人员数量比较充足,管理队伍结构也较为合理,管理手段的现代化水平较高,学生学籍档案管理的育人功能发挥的比较充分.三是地方二本院校的学生学籍档案管理,在理念、队伍、手段、效果等方面存在诸多问题.
一、地方二本院校大学生学籍档案管理存在的主要问题
1.学籍档案管理的理念陈旧
部分地方二本院校仍然把学生学籍档案管理看作是收发性的事务工作,没有给其以应有的地位.尤其是档案馆和二级学院教学秘书(档案管理人员)岗位成了安排人事的地方,导致档案管理工作理念陈旧,不能很好的发挥档案育人的价值与作用.其中,学校领导对档案管理工作的关注度不够,有关部门负责人对教学、科研重视有加,但对学生学籍档案管理工作的认识有待进一步提高,且在实践中的落实环节还比较薄弱.
2.学籍档案管理的育人功能没有得到充分发挥
学生学籍档案管理的育人功能是指,在学生学籍档案管理工作过程中,通过收、缴、存、查等四个环节,培养大学生严谨、求实、科学的人生态度和工作方法.这是学生学籍档案管理工作的核心功能之一,也是学生学籍档案管理工作的价值之一.但通过走访发现,地方二本院校普遍没有认识到学籍档案管理在教育大学生,促进其健康成长、科学发展过程中的价值和意义,绝大多数地方二本院校仅仅把它作为一个行政性事务工作来看待,这显然忽视了学籍档案管理的实效性和价值性.
3.学生学籍档案的归档管理目标虽清晰,但过程比较混乱
在档案管理工作实践中,绝大多数地方二本院校在学生学籍档案管理过程中,其组织机构的档案管理功能不是十分清晰,导致其组织机构的作用和职责没有得到充分发挥,其中的主要原因是,管理对象的边界不清晰,且存有相互交叉互相推诿的现象.因此,导致档案管理过程不扎实,不规范,从而影响了学籍档案管理质量.我们认为,出现这种现象的主要原因在于组织文化的传统.换言之,地方二本院校在学生学籍档案管理过程中没有形成系统的组织文化传统,其档案管理的严谨性,科学性,文化性尚未完全形成.由此可以看出,档案管理组织系统的文化建设极为关键,它不仅仅反映档案组织机构的文化品位,更重要的是反映档案管理的质量和效率.
4.学籍档案管理队伍数量不足,素质结构有待进一步优化
实际上,绝大多数地方二本院校、学生学籍档案管理的主要力量是各院系教学秘书和学校档案馆,尤其是各院系教学秘书虽分布在各个二级学院,但在业务上要接受教务处的统一管理和指导,而人事关系却又在各二级学院,并受学校人事部门的统一管理.从组织架构上看,地方二本院校学生学籍档案管理似乎与学校档案馆没有太多的关系,但实际情况是,学生毕业后其学籍档案全部要保存到学校档案馆存档,因此,各二级学院兼任学籍档案管理的教学秘书队伍数量、质量、结构都存在比较突出的问题,具体表现如下：一是教学秘书数量不充足（直接导致兼任学籍档案人员的缺乏）.这并不是指二级学院没有自己的教学秘书,而是指没有按学生人数的比例配足配齐教学秘书,导致许多上千人的二级学院仅有1个教学秘书（还兼任学籍档案管理）,这并不仅仅是加大了其工作量,而且严重降低了其工作效率和质量.二是这些教学秘书都是,通常到年末才会整理学籍档案,缺漏、丢失、遗忘及各种因素导致的档案不完整时有发生,制约了档案管理水平的提高.主要表现如下：第一,从业者基本没有系统专业知识,仅凭经验、态度去进行学籍档案管理工作.第二,从业者中绝大多数是学校的特殊人群（非在编的、临聘的等）,因此这部分人的工作积极性、态度、责任心、严谨性、持续性都存在不同程度的问题.由于他们多数和学校人事部门只是临时合同关系,工作的归属感和竞争意识不强,导致其投入工作的精力严重不足.三是这些学籍档案管理的教学秘书看不到自己发展的出路和方向,产生了迷茫情绪,也影响到其工作积极性.教学秘书是学校学籍档案管理的主要力量,这支队伍存在的问题直接影响了学籍档案管理队伍的素质与质量.
二、地方二本院校学籍档案管理存在问题成因分析
地方二本院系学籍档案管理之所以存在诸多问题,主要原因如下：
一是在经济社会和高等教育专业型发展的形势下,一部分档案管理的教学秘书迷失了人生方向,导致其人生观、世界观、价值观产生偏差,因而投入工作的关注度不够,效率低,效能差.二是部分档案管理的教学秘书自身的能力、素质、态度、情感的不足,仅仅把自己的工作当做一份谋生的途径,而不是以事业来对待,因而导致其投入不足,影响了管理水平.三是学校管理不到位.具体表现如下：第一,临聘、非在编的档案管理的教学秘书待遇普遍不高,严重影响了他们的生活和情绪.第二,学校没有加强对这部分人的考评,没有形成"进退自如"的竞争局面,因此许多人不能全身心的开展工作.第三,学校从制度的顶层设计上没有为这部分人考虑出路,这个群体看不到自己的前途,对待自己兼任的学籍档案管理工作投入更少,限制了档案管理工作水平的提高.
三、针对地方二本院校教学秘书在学籍档案管理中存在的若干问题,提出如下解决问题的对策
一是各二级学院要切实加强对学籍档案管理工作的重视,把它当做优秀学校科学发展、全面发展的主要因素对待,为学校学籍档案管理工作指明前进的方向.二是学校人事部门要争取切实有力的措施,配足、配齐教学秘书队伍,并采取有效措施对兼任档案管理的教学秘书进行档案管理的专业培训,提高他们的专业素养.三是兼任学籍档案管理的教学秘书,要进一步加强自我约束和自我管理,不断明确认识,提高技能和素养,从而更好的为学生科学健康的发展服务.四是要让兼任学籍档案管理的教学秘书有努力的动力,在职业规划和职业发展方面提供有力保障,激发其积极性和主观能动性,从而提高学籍档案管理水平.五是进一步加强档案组织的文化建设,形成严谨求实,科学高效的档案管理组织体系.六是进一步加强兼任学籍档案管理的教学秘书工作职责建设,要使她们明白大学生学籍档案管理的内容、方法、职责、要求,确保大学生学籍档案管理的准确性、完整性、科学性,从而为地方二本院校和大学生的科学发展奠定坚实基础.实际上,在此过程中,兼任学籍档案管理的教学秘书对大学生的成绩管理至关重要,它是大学生学籍档案管理的核心,因此,对此部分学籍档性、完整性、科学性的要求更高,这就要求人员对课程体系,考核环节,实践教学,科学训练等非常熟悉,确保在检查教师登录的成绩时能发现遗漏的部分,从而保证育人的科学性和完整性,也为学生的后续发展如出国留学,国内进一步深造创造良好的条件.
总之,地方二本院校大学生学籍档案管理存在的问题在于理念、态度、方法、文化、效率等几个方面,这就要求学校、学籍档案管理从业者和大学生以及各个方面都要为学籍档案管理工作的科学、健康发展给予最大的支持与帮助,从而更好的服务于大学生成长成才.
参考文献
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[3]李关禹.民办高校学籍档案管理存在的问题及对策[J].安阳师范学院学报.2014(4)
作者简介
杨淑捷,1971-,女,陕西铜川人,馆员,硕士.主要研究方向：高校档案管理.
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