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基于高校网络报销的探索
杨训亚安徽医科大学
摘 要：社会经济迅速发展,高校科研经费日益扩大,传统现场报销报销难逐渐成为高校日益突出的问题.面对这样的局面,许多高校开始实行网上报销以缓解报销难的问题,网上报销解决了现场报销排长队的问题,但是在实行过程中又出现了新的问题,本文针对这些问题提出一些看法和见解.
关键词：网络报销；高校；对策
中图分类号：G647.5文献识别码：A文章编号：1001-828X(2018)004-0-01
一、传统现场报销与网络报销
1.传统现场报销流程
高校传统现场报销一般是报销人携带经过相关领导审批的、内转单、领料单、差旅报销单及与报销相关的材料至财务处现场进行报销.传统现场报销流程中虽然便于现场报销时报销经办人与财务工作人员的沟通,但是会经常出现排长队,报销缺少相关领导签字、抬头开具错误等问题重新排队现象,容易引起报销经办人情绪上的波动,激化矛盾.
2.网络报销的流程
报销人：经费负责人在网上授权经办人*,报销经办人在系统中选择项目编码和报销类型,录入报销相关报销事项,上传报销票据、合同、验收单等电子版.报销经办人提交后财务处预审,财务处预审合格后由报销经办人上级逐级审批.
财务处：对报销经办人网上提交的单据进行预审,退回不符合规定的,通过符合财务报销制度的.网上签字流程结束后,网上报销系统自动向报销经办人发送短信,提醒报销经办人交来单据并扫码.财务处对收到的票据分单,由财务工作人员进行账务处理及付款.
3.网络报销的优势
首先,实现了高校财务的信息化,领导可以随时随地审批财务报销单,网上报销经办人避免了找领导签字的烦恼,节省了时间,特别是异地科研经费负责人.其次,缓解了高校传统现场报销的排队报销、报销难的现象.再者,优化了财务工作人员的报销环境,提高了财务工作人员工作效率,提高了财务处服务质量并缓解了报销经办人与财务处之间的关系.
高校的科研经费量逐渐增大,财务报销的压力也不断加大.网上报销的优势显而易见,由于还在试行探索阶段,仍然有很多需要改进的地方.
二、网络报销面临的挑战
1.网上报销过程中,财务预审需花费大量时间沟通
由于网络报销实施过程中财务人员与各部门沟通交流并没有现场报销便捷,通常只能通过电话、进行财务相关问题沟通联系,彼此花费了大量时间.主要原因其一是由于财务专业的限制,高校很多师生并不了解财务相关知识；其二报销经办人大部分是研究生,流动性大,研究生毕业后会更换新的一批研究生.从整体财务报销流程过程中看,会降低整体的报销效率.
2.学校制度更新快,定期安排财务人员学习最新财务制度的机会少
随着社会经济的不断发展,财务制度也在随着社会发展不断更新,财务制度的学习迫在眉睫.由于财务处工作性质的原因,并不能实现定期安排财务工作人员学习最新财务制度,其实这并不太利于对网上报销工作的开展.
3.网路报销系统有待继续开发
首先,网上报销的账目虽然可以自动生成,但尚处于半自动化状态,还是需要会计人员作出相应的账务处理改动,从优化报销效率的角度来说还是需要继续更进开发网络报销系统.
其次,网络报销系统尚不能直接控制科研经费预算中各个经济支出科目支出额度,这不便于科研经费的经济支出科目动态管理及后期科研经费的统计.从提高高校财务管理的角度来说科研经费预算与财务报销系统的结合有待开发.
4.网上报销风险防控问题
在网上报销的实际操作中经常会出现报销经办人问经费负责人的现象,如果不能有效控制的隐秘性,对于网上报销系统的风险防控会有较大的影响.
再者,借款还款冲账不及时是一直存在的问题,这也是网上报销风险防控时必须要面临的挑战.
三、网络报销的改进方法
1.财务处定期开展网上报销多媒体教室操作演示培训
对于网络操作流程可以定期*多媒体教室操作演示培训,并现场指导报销经办人、审批人尝试网络报销操作；对于网上报销财务制度在定期培训的过程中不断强调,并在群中定期发布,以适应研究生的毕业更替交换现象.帮助老师学生熟悉网上报销操作流程和了解财务报销制度最终可以节省财务处与师生的沟通时间,提高效率.
2.定期组织加强财务学习
随着网上报销的工作开展,在培训报销经办人的基础上,也要加强财务人员财务制度、网上报销风险防控的学习.可以考虑利用周末或晚上时间轮流安排财务工作人员一同学习财务最新报销制度、内控和最新国家财经法规.只有在不断温习现有的财务制度的过程中,才能提高高校网上报销的质量同时防控财务网上报销可能存在的财务风险.
3.加强系统开发力度
其一,不断优化网上报销自动生成凭证系统；其二,可以考虑和开发公司协商开发网上报销财务软件中预算额度控制模块,以实现财务报销预算从源头上控制,保证科研经费合理有效的支出.再者考虑有计算机和财务知识兼有人员负责财务网上报销业务后台业务,及时与软件开发人员沟通处理网上报销后台.
4.加强网上报销风险防控
网上报销风险防控在网上报销工作中扮演着重要角色.其一,对于在经办人咨询经费负责人时必须附书面授权书,并在培训过程中告知经费负责人用户名和的重要性.其二,考虑网上报销模块单独列支经费负责人的借款项目,让经费负责人知晓自身经费借款款项明细,并且不定期公告.同时设置如果有借款没有冲,不允许报销控件.以实现在源头做到高校的网上报销财务风险防控.
四、总结和展望
随着网络信息化的发展,许多高校开始逐渐实行网络报销模式.网上报销业务在实行过程中,会出现很多传统报销业务中没有出现的问题,我们应当不断探索网上报销的问题及解决方法,并不断完善网上报销财务制度、财务管理风险防控和细化财务网上报销分工,以提高财务报销效率、准确度和服务质量.
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