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商务函电硕士论文范文 和商务函电表达的技巧相关函授毕业论文范文

主题:商务函电论文写作 时间:2024-01-28

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曹伟琴 孟建国 顾晓栋

商务函电是一种在商务环境下,通过函电的方式和拥有不同文化背景的客户进行交流的一种跨文化的行为,因为文化的不同,其在表达方式上,就不可避免的存在差异了.随着国际交流和国际贸易的频繁往来,跨国性的商务活动也日趋增多,商务函电的作用就显现出来了.本文结合商务英语的概念,以源自商务英语专业教材的词汇、语句为例,提出了商务函电的词汇、句子、委婉语等方面提高表达技巧,并希望其在对从事相关商务活动的人员有一定的帮助,对实习过程中的学生亦有一定的借鉴作用

一、文化差异对商务函电表达的影响

“十里不同风,百里不同俗”.文化也一样存在很大的差异,正如英国的那句谚语:“East is East ,and West is West, and the twain ne’er should be met.”(意思是,东西方人无论在肤色、文化、信仰、风俗、语言文学及价值观念等方面都有不同.)

(一)价值观不同

西方主张“人权”,崇尚科学,幸福现世,个性解放;反对“神权”,反对愚昧,虚幻来世,宗教束缚.并一直沿用至今.而中国受到封建社会3000多年的荼蘼,虽然在批判继承中华民族传统文化的基础上建立起了社会主义制度,但是处处受哲学思想的引导和影响,形成了现在中国独有的价值观.价值观的不同.所以西方国家推崇的是个人主义,而中国推崇的是集体主义.这一点从词上就可以看出,西方国家一般都用“我······”、“你······”、“他/她······”开头;而我国则用“我们······”、“你们······”、“他/她们······”开头.此例证说明因为历史原因,人们对价值观的理解也受到不同程度的影响.这种根深蒂固的影响一直延续到现在,想要改变也不是一朝一夕的事.

这对商务函电也是有一定影响的.如果要达成贸易,在西方是一锤定音的事,基本上是我说了算;在我国,一个人往往代表了一群人的意见,正所谓“一损俱损,一荣俱荣”,做起决定来就不那么果断,都是要经过三思再三思才能做出决定的.

(二)方向不同

因为地理位置不同中西方对“东风”和“西风”的理解也完全不同.在西方国家, “东风”指的是从欧洲大陆北部吹来的冷风,相当于我国的西风,甚至是北风,冰冷刺骨.而西方的西风正好是我国的东风,它是从大西洋彼岸吹来的暖暖的风,也预示着春天的来临.在中国,东风就是春风,例如:“忽如一夜东风来”,“东风夜放花千树”等.

根据地理位置和四季的不同,中西方之间可以做一些特产或是应季的商品的贸易.比如在西方吹“东风”之前,就可以推广保暖系列,提前抢占市场,在旺季来临时就有一席之地了.

二、商务函电表达中词汇运用技巧

(一)避免使用重复的词

不像中文表达那样喜欢多次重复同一词,在函电中不喜欢重复同一个词,而且如果一直重复同一个词就会让收信人就得你很不专业,或者是一个新手.他可能不会看这封信,或是看了之后,不想跟你做交易就不给你回信.例如:We will make shipment without delay upon receipt of your L/C.(一收到信用证即刻装运.)下文要用到make shipment时,可以用shipping来替换,而without delay则可以用immediately来替换.用不同的词表达同一个意思,会让人觉的你是个专业人士,从而有想跟你做生意的想法,这样你写的信就不会石沉大海了称呼.

(二)得体的称呼

称呼是写信人对收信人的尊称,中西方都有属于自己的表达习惯,因为绝大多数信件是发给某公司的商务信函,对收信人的称呼要正式,所以有一定的统一格式.例如:Dear Sirs, 启敬者、先生们;Dear Gentlemen:先生们、执事先生; Dear Sir/Madam ;To whom it may concern致相关人员.如果是写给某个指定的收信人的话,可以直接称呼其名字.然而,中文信函则是注重礼貌,中国人不喜欢西式的称呼,认为只有使用“姓氏加职位”的方式来称呼对方才是尊重对方.例如、张经理等,在中文商务信函中,常常用“敬语加称呼”的表达方式.例如尊敬的赵董事等等.称呼事实上就是一种具有浓厚民族文化色彩的语言现象,并起着与民族文化互相渗透的作用.

(三)语言简洁

商务英语函电语言不能用模糊不清,存在歧义的词,一定要遵循以下几个原则:准确、清晰、简洁、完整、严谨、具体.只有这样才可以防止执行过程中产生不必要的分歧和麻烦.“时间就是金钱”这是商界的真理,更是永恒不变的真理.不能有一句废话,只有这样才可以让收件人更快地领会这封邮件的主要内容,最终达到交易的目地.在文章结构组织这一方面,基本上是一个段落表达一个意思,总共有三个原则:

1.达意,实现商务沟通目标

首先要交代明白写信的目的在哪里,只有目的清楚了,才能使收件人一下子就能明白这封信的重点在哪例如:We owe your name to the First Commercial Bank at your end, through whom we understand that you are well experienced in the import of engineering equipment with service.(承蒙贵方第一商业银行告知贵公司的名称,我们通过该行获悉贵公司在进口工程设备及其服务方面卓有经验.)这句话表示,这是一封希望建立业务关系的信.上述例证说明要写建立业务关系的信函,开头部分最好交代清楚是通过什么渠道知道对方的,然后再介绍自己,后面也可以加一句“希望和你方建立长期友好合作关系”这类句子.

2.阐述原因,补充让对方理解信息

要详细表达有哪些原因,而这些原因是怎么样的?可以举一些例子,来支撑这些原因,从而让这封信更有说服力.例如:We took this opportunity to introduce ourselves as one of the exporters selling all kinds of machines, instruments, tools, etc., at the east China end. In order to let you he a better understanding of our products, we would send catalogues and pricelists of our products with full details by return mail. Upon receipt of such materials ,we shall see what items are of interest to you and pass your enquiries to us.(我们利用此次机会做自我介绍:我们是一家出口公司,在华东地区出售各种机器、仪表、工具等等.为使你方更好地了解我方产品,会速寄你方,我们的产品详情目录和价目表.一收到该材料,发现感兴趣商品,立即向我们发出询盘.)这句话表示,我们是一家出口公司,而后举的机器、仪表、工具等等,就是来说明我们出口什么的.让收信人对我们有一定的了解.上述例证说明正文部分,要多写一些自己的优点,跟同行之间相比,我们有哪些长处,要突出卖点,让别人知道我们,了解我们,最后选择我们.

最后表达你期望收信人看到这封信后所做出怎样的反映?结尾可以适当地提一点要求,不要有多余的话,突出简洁这一中心.例如:We are looking forward to hearing from you in the near future.(盼不久收到你方消息.或者可以翻译的更加简洁一点,如盼早复,静候佳音等等.)这句话表示,希望收信人看完信后,能回复他,跟他建立业务关系.此例证说明结尾可以写一些祝愿的,或是催促对方早日回复的句.

3.句子固定的表达需要灵活运用

人们在从事商务活动和贸易的过程之中,为了更好地交流,经过长期的实践,慢慢地就形成了现在惯有的一套表达的方法,变成了较为正式的语言特点.而这些表达方式有着很多相似之处,这就需要自己通过学习和工作,慢慢地去积累它,总结它,并找出其自有的规律,从而在商务函电的中,很好地运用套语.有时候,一个看似简单的句子,可以衍生出多个句子.例如:Please ship the first lot under Contract No.1 by s/s China Prince scheduled to sail on or about May 7.(请将第1号合同项下的第一批货由预计于5月7日左右出航的中国王子号轮运出.)其中,“scheduled to sail on or about May 7”可以用 “(which is)due to sail on or about May 7”.像the first lot第一批,Contract No.1第1号合同,by s/s China Prince由中国王子号轮运出,May 7,这些词都可以变动,由xxx 轮运出还可以改为由xxx轮运进,每改动一处,就变成一个新的句子.一变二,二变四,四变十六······.这样,一个关于装运的句子就可以衍生出十几个,几十个新的跟装运有关的句子了.

当然不光是句子词组也有很多相似的表达,例如:regarding, in order to ,as regard to ,with regard to, with reference to都表示“关于”;be in compliance with, be in accordance with ,be in conformity with,都表示”与······相一致”.这些词组之间是可以相互替换的,替换之后就形成了一个新的句子了.

上述例证说明可以在结尾的时候,适当的感谢一下对方,给收信人留下一个好影响,或者给一个时间限制,比如“限三天内回复有效”给对方一种紧迫感,促使对方尽早下决定.

“万变不离其宗”,不管句子的内容怎么千变万化,它的固定结构是不会改变的,只要掌握了其固定的表达,就可以一句多变了.

伴随着跨国性的商务活动也在不断增加,商务英语函电从开始的询盘到最后的达成交易,文化因素起着决定作用.因此,必须要了解商务英语函电表达的文化差异,并且完全了解了商务函电的表达方式的重要性后,才能更好的发挥它.我希望此文能对大家有一定的帮助.

(作者单位:嘉兴职业技术学院外语与外贸分院)

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