数字信息化背景下做好档案管理工作的举措,本文是管理工作方面有关学士学位论文范文与档案管理和档案管理工作和信息化相关硕士毕业论文范文.
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【摘 要】随着信息技术与软件技术的快速发展,传统档案管理工作模式逐渐被信息化档案管理系统所取代.本文以数字信息化背景下的档案管理工作为研究内容,针对档案管理工作的需要,提出具有可操作性的意见和建议,促进数字信息化背景下档案管理工作的高效开展.
【关键词】数字信息化；档案管理；信息技术
基于快速、高效等多种优势,信息技术在社会各领域得到了广泛应用,随着“大数据”“云计算”“物联网”等技术与档案管理工作的融合,实现了传统档案管理工作的数字信息化转变.在利用数字信息化技术发展优势的同时,也要全面创新档案管理工作机制,加快适应过程,促进现代化档案管理体系的构建,提升档案管理水平.
一、加强现代化档案管理理念的渗透
在传统档案管理理念的影响下,数字信息化档案管理制度得不到应有的重视,在此情况下,档案管理人员在理论与实践学习过程中缺乏主动性与积极性,以至于在实际工作中无法有效利用数字信息化档案管理系统.
数字信息化档案管理工作的有效开展,需要从理念上摒弃传统档案管理工作中形成的固定认识,加强现代化档案管理理念的渗透,将其融入日常档案管理工作中,结合数字信息化技术在档案管理工作中的应用,提升自身档案管理水平.现代化档案管理理念的渗透,其重点在于实践,将数字信息化档案管理系统的优势进行展现,通过参观学习,体验现代化档案管理理念指导下相关工作的有效开展,进而促进档案管理人员在思想观念上的转变.
二、构建数字信息化管理平台
为更好地发挥数字信息化档案管理系统在资源整合、查询、阅读等诸多方面的优势,加快信息资源的共享利用,为人们提供更加快捷的档案服务,则需要根据日常档案管理工作的内容、流程,构建与之相适应的数字信息化管理平台.该类型平台主要包括档案接收、档案使用、档案鉴定三大模块,而根据档案管理的工作流程,可以将其分为档案收集、整理、共享等八个环节,其中各环节紧紧相扣,形成体系化的档案管理流程,为数字信息化档案管理系统的构建打下了坚实的基础.如此一来,档案管理工作人员可以在统一的信息管理平台上进行在线办公,减少了人力成本投入,缩短了传统档案管理工作中查询、借阅等环节所需时间,大大提高了档案管理效率.
目前,使用较为广泛的数字信息化档案管理平台为C/S+B/S平台,该平台可以实现日常工作中所涉及的多种文件、信息的统一管理,同时对相关资料进行有效控制,将可供查阅的文件在一定范围内进行共享,并记录对应文件的阅读情况.不仅如此,采用C/S+B/S架构的数字信息化档案管理平台,便于技术人员利用C/S架构程序对外设进行控制,例如打印机、投影仪、传真机等,而B/S架构程序则便于用户进行档案的检索和阅读.
三、引入数字档案技术
在传统档案管理工作中,主要包括档案记录、存储、检索三个内容,在数字信息化档案管理系统的构建过程中,需要引入以电子档案库和具体化分析管理模式的数字档案管理技术.所谓电子档案库,是指以数字化形式建立的资料存档形式,档案管理人员可以根据需要对电子档案库中的资料进行差异化设置,定期检查档案阅读情况.具体化分析模式的引入,将明显提高数字信息化档案管理工作效率,利用C/S+B/S架构程序的优势,针对日常档案管理工作中的不同问题进行针对性的分析、处理,实现档案管理工作的科学开展.
随着“大数据”时代的到来,可以利用数据分析技术,对数字信息化档案管理系统的访问情况进行研究,分析最受关注的档案类型,为档案管理工作的有效开展提供数据支撑.
四、加强档案管理工作人员自身素质建设
信息技术与传统档案管理工作的融合,在一定程度上减少了档案管理工作中人力成本的投入,然而,这并不意味着人的因素可以忽略,档案管理工作人员的素质,将直接影响数字信息化背景下档案管理工作的有效性.
作为档案管理工作的直接参与者,在数字信息化档案管理体系构建过程中,加强硬件建设的同时,人员自身素质方面的软件建设也应当得到重视.首先,在人员配备方面,应增加专业档案管理人员的岗位比重.其次,在现有档案管理人员队伍的基础上,通过培训、学习等方式,提高其技能水平,转变档案管理工作理念.最后,建立有效的岗位考核机制,以此督促档案管理工作人员加强自我学习,提高自身业务素质.
档案管理工作人员的素质建设是一个循序渐进的过程,随着数字信息化档案管理体系的不断调整,档案管理工作人员素质建设在内容、方式上也将进行一定程度的调整.
五、总结
信息技术的发展为数字信息化档案管理体系的构建创造了条件,随着用户需求的不断提高,传统档案管理工作中存在的弊端不断显现.在此情况下,通过数字信息化技术与传统档案管理工作的融合,加强现代档案管理理念的渗透,有效发挥数字信息化档案管理系统在档案收集、整理、共享等方面的优势.
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