国土资源电子档案管理系统的设计和功能分析,该文是电子档案类论文范文集与国土资源和档案和功能分析有关论文范文集.
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一、国土资源电子档案管理系统的功能需求分析
对于国土资源电子档案管理系统而言,其功能需求是系统设计的前提和基础,一个相对完整的国土资源电子档案管理系统应当具备如下功能：其一,部门管理功能.该功能可由系统的管理人员来完成,主要负责对国土资源各部门的相关信息进行维护,这些信息是用户信息的重要组成部分.其二,用户管理功能.系统的管理人员按国土资源人事部门的要求,对本单位用户的基本信息进行维护,并依据上级管理部门的规定,对高级用户及各部门档案管理人员的相关信息进行维护.当用户的信息出现变化时,系统管理人员需要及时对现有的信息进行调整.其三,权限管理功能.档案管理人员需要按照单位制定的档案查阅规程和标准,对一般用户的查阅权限进行管理,举个简单的例子说明一下,本部门的人员,可对自己所在部门的文件进行查阅,不具备查阅其他部门文件的权限.其四,管理配置功能.该功能包括系统配置、文件类别、保管期限、档案编号结构、归档整理、查询利用、借阅管理、销毁管理等内容.
二、国土资源电子档案管理系统的功能设计
（一）系统总体架构.本文所设计的系统采用了当前较为流行的B/S架构体系,整个系统共分为以下几个层次：客户层、应用层、数据层.用户可以利用Web浏览器对系统进行访问；应用层选取了MVC设计模式,具体分为控制层、逻辑层和服务层,其中逻辑层是系统功能的体现；数据层分为访问和存储两个部分.
（二）系统功能模块.为满足系统的使用需要,在进行功能模块的设计环节,开发了以下模块：1.用户管理模块.该模块主要针对系统用户的使用权限进行设置,可划分为系统管理员、档案管理员、高级用户、普通用户四大类型用户.系统管理员是该模块操作的主要负责人,可根据人事部门提供的信息,对用户等级进行配置,完成所有用户的初始化工作.用户有权在首次登录系统后修改初始,由自己保管,系统数据库和系统管理人员均不知道该.为加强用户登录管理,系统可采用MD5加密算法,实施用户身份登录验证,避免未授权用户登录系统.若用户忘记,也可申请系统管理人员重置.2.文件管理模块.该模块主要用于录入和查询文件.在文件系统中,电子档案的存储形式为非结构化数据形式,并且存储信息为有关电子档案文件属性的信息,这些信息必须依靠存储规则进行编排.文件管理模块在录入电子档案文件时,既可以采取直接导入的方式,将邮件系统、办公自动化系统中的文件处理后导入档案管理系统,也可以采取上传的方式,由档案管理人员登录系统上传档案资料.直接导入方式需要系统技术人员配合工作,而上传导入方式则由档案管理人员独立完成即可.3.档案管理模块.该模块是电子档案管理系统的关键模块,其主要功能包括档案管理权限配置、资料归档、档案整理、档案销毁、档案目录打印.在档案管理权限配置中,可自定义档案管理系统,使其满足不同用户的使用需求,具体包括档号设置、保管期限设置、文件类别设置等方面.当某些档案到期之后,需要对其进行销毁,但由于受到一些因素的影响,会导致档案保管期限的划分不准确,为此,在销毁档案前,需要对其进行重新鉴定,确认到期,则可由档案管理人员删除该档案在数据库表中的相关信息.4.借阅管理模块.在档案查阅中,由档案管理人员对查阅规则进行设定,一旦用户无权限阅读电子档案时,需要向档案管理人员申请查阅权限.档案管理人员在收到查阅申请时,若有权进行审批,则决定是否临时授予用户查阅权限.若无权进行审批,则将查阅申请转移到上级主管部门,由上级主管部门决定是否授予权限.由此可以看出,借阅申请是自下而上的形式,授权审批是自上而下的形式.5.系统管理模块.在对该模块进行设计时,需要考虑系统数据库的备份和日志管理两个方面.在备份策略的设计上,每次操作都应当能够将整个电子档案系统中的所有数据进行备份.为实现这一目标,可以采取冷备份与热备份相结合的方法.同时,为使备份更加灵活,在设计时,加入了手动备份和自动备份两种途径,系统的管理人员可以根据实际情况进行选择,自动备份的时间和频率均具有可选性.系统的操作日志中记录着用户对系统的使用情况,档案的管理人员可以通过对日志的查看,了解用户都进行了哪些操作,在日志中,主要包括以下内容：登录、查询、搜索、销毁等.6.智能档案库房管理模块.库房管理可实现档案库房信息化,并搭建了虚拟档案库房管理平台,解决实体档案的物理位置与电子数据一一对应查找的问题.在对纸质档案整理时为每份档案编制条形码或二维码管理,条形码或二维码的内容涵盖该卷档案的年度、类别、标号等重要内容.此管理模式均对纸质档案管理的位置精确到了密集架的每一层,极大地提高了调阅纸质档案的效率,也使归还档案错误率大大降低.
三、结论
综上所述,在信息时代到来的今天,国土资源电子档案正逐步取代传统的纸质档案,为提升对此类档案的管理水平,本文设计了一款电子档案管理系统.目前,该系统已在某单位进行了试用,拟通过该系统的运用,使单位电子档案获得了有效的管理,档案的价值得到充分发挥,由此可见,该系统具有一定的推广使用价值.
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