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主题:档案管理论文写作 时间:2024-03-24

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【摘 要】高校档案是涉及一个学校党政、教学、科研、学生学籍、校史等多方面信息的资料,是衡量学校教学水平和发展水平的重要标准.文章首先分析加强档案管理的必要性,即信息时代高校档案管理存在的问题.其次,针对问题提出对策,以加强高校档案管理.

【关键词】信息化;高级院校;档案管理;对策

高校档案对于一个学校来说至关重要,档案可以如实记录学校党政、教学、科研、学生学籍等各方面信息,为学校学生及教职工提供服务,为领导决策提供依据,可以反映出一个学校数十年的发展变迁,是衡量一个学校发展的重要材料.

一、信息化背景下高校档案管理的问题

(一)服务意识较低.目前高校档案的服务还是以被动式服务为主,一般是师生自身产生某些查阅档案的需求,主动前往档案室进行查阅,档案室工作人员依据师生需求,提供查询服务.在信息化不断发展的今天,人民群众对于信息的获取时限要求已经大大压缩,高校档案这种被动式的服务已经不能满足师生的需求.

(二)领导不重视.就木桶原理,我们可以扩展到一个学校的管理,学校想要提升自己的水平,应该注重发展自身的短板,而不是将本身的优势进行无限扩大.档案工作作为历来不受重视的一块短板,其发展水平的低下会严重制约高校的发展.

(三)档案工作人员水平不高.工作人员作为档案管理的主要参与者,其水平的高低对档案工作的发展起到至关重要的作用,但是目前高校的档案管理人员,年纪较大的很多都是非专业人员,而是依据工作中不断积累下来的经验;年纪较轻的虽然有档案学专业人员,但是在信息化背景下,档案管理领域的计算机专业人才凤毛麟角.

二、信息化背景下加强高校档案管理的对策

(一)学校应加强对档案管理的重视.首先,学校领导应从根本上认识到档案的重要性,从而在意识上及策略上向档案管理倾斜.其次,信息化背景下,档案管理应该依托先进的设备,因此,高校应该划拨专项资金用于档案馆(室)建设,采购先进设备,并组织档案工作人员进行学习.最后,领导应关心档案工作人员的工作状态,众所周知,档案工作属于较枯燥的工作类型,且接触他人机会较少,因此,长时间工作可能会产生一些倦怠心理,对于这些情绪,领导还应及时掌握,及时沟通,同时,档案工作人员晋升机会较少,学校还应对档案工作人员的职称评定及提拔进行重视.

(二)提升档案管理人员工作能力.目前,各开设档案学专业的学校大多数课程设置都比较偏向理论,实践机会较少,而且对于计算机的学习也相对较少,这就导致即使高校引进档案学专业人才,也大多仅限于课本知识,真正实践起来还需要一些过程,同时,依托传统纸质文档管理的模式已经跟不上时代需求,对先进设备及技术的掌握成为档案管理人员新的挑战,这就需要不断提升档案管理人员的工作能力.这些可以通过参加档案局培训,听取专家讲座,加强校际交流等方式实现.

(三)建立健全高校档案管理规范,依法治档.目前,高校档案管理所能依据的法律法规包括《中华人民共和国档案法》,这是对所有的档案管理进行总体指导,对高校档案来说并无具体指导意义,此外还有较为具体的《普通高等学校档案管理办法》,对于档案人员、档案库房设备、收集、移交、管理、利用等都作了较为具体的规定.但是,高校档案管理还需依据本校实际情况,制定适合本校的管理规范,这些规范和标准应包括档案收集、移交、管理、查借阅、销毁、提供利用等.同时,档案管理要严格依法治档,可设置监督部门,制定奖惩机制,定期对档案依法管理进行监督与检查,加强高校档案依法治档的意识与水平.

(四)数字化建设.一所高校的发展至少也已经历了几十年,还有很多百年高校,学校在发展中都产生了数量庞杂的文件资料,按传统方式管理,比较耗费人力和时间,因此,需要对高校档案进行数字化建设.高校可以先组织一部分人员对档案进行鉴定及划分,先进行重点档案的数字化,然后再依次对剩余档案进行数字化.由于高校专业人才较少,且数字化是一项长期工作,高校可将这项工作进行外包,同时可委托外包公司依据本校实际情况开发软件,这样不仅有利于档案的管理,对于档案的提供利用也大有助益,能够更好地满足师生的需求.

(五)开发微信公众号,提供服务.目前,中国已有超一半人次开通了微信,且微信的利用率越来越高,很多公司及单位也通过微信公众号实现与用户的交流,高校也应紧跟这一趋势.微信公众号的开发并不难,档案管理人员即可完成,较难的是日后的维护和管理.在公众号设置上,应进行全面考虑,设置哪些功能,并且要以用户满意为宗旨,制定特色服务项目.在推文的发布上,要注重视频、音频、图片及文字的结合,同时要注重每篇推文的发布时间,不可太过频繁,也不可长时间不更新.微信公众号应更加注重与用户的交流,专门设置互动功能,这样能及时获取用户的建议及意见,以及更了解用户需求,从而针对用户需求提供不同的服务,对公众号进行不断完善.

【参考文献】

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