办公自动化环境下医院档案管理风险管控体系,本文是办公自动化有关论文例文和办公自动化和档案管理和管控相关论文如何怎么撰写.
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【摘 要】基于风险管理理论对办公自动化环境下医院档案管理制度与流程进行研究,识别和评估档案管理中存在的风险,通过风险分析,构建医院档案管理风险管控体系,保障档案管理安全、规范.
【关键词】办公自动化；医院；档案管理
随着互联网的发展,信息技术在各行各业广泛应用,办公自动化模式逐渐取代原有的办公模式.档案管理作为医院管理的一个重要组成部分,在办公自动化的影响下,逐步实现数据化管理,随着办公自动化的普及,医院档案管理存在一定风险.本文基于风险管理理论,对办公自动化环境下医院档案管理存在的风险进行研究,构建风险管控体系,为构建更加安全、便捷的档案管理制度与流程提供依据.
一、医院档案管理及风险管理的内涵
医院档案管理指对医院各项业务活动中产生的具有研究、利用和保存价值的各类信息的收集、处理、存储和查询等过程的管理.风险管理（Risk Management）是指通过对风险的认识、衡量和分析,选择最有效的方式处理风险,以最小成本获取最大安全保证.办公自动化环境下对医院档案管理风险管控体系进行研究,就是要通过识别和评估档案管理流程中存在的风险,制定风险管控体系,实现以最小的成本应对风险,避免档案信息损失.
二、医院档案管理风险的识别和评估
对办公自动化环境下医院档案管理风险识别和评估是构建风险管控体系的基础,是制定风险应对措施的重要依据.目前医院档案管理面临的风险主要表现在三个方面：
（一）档案收集、存储风险.目前医院档案缺乏统一管理部门,档案室主要负责医院财务、文件、基建等资料的归档,科研、病案、人事等档案在相应职能部门保存,因此归档资料收集不全面,存在档案流失的风险.已存储的实体档案,在保存、查询和借阅过程中存在损坏、丢失等风险.以电子形式存储的档案,存在由于存储设备或软件系统等出现损毁导致信息丢失、乱码、失真等风险.
（二）档案越权调阅风险.对于实体档案因医院未建立规范的档案调阅制度,缺乏调阅审批程序,存在借阅人借阅未经授权或未获相应授权的档案,从而导致重要或保密的档案信息泄漏的风险.电子档案存在因档案系统受到内部或外部的非法访问,造成医院信息外泄或失真.
（三）病毒入侵风险.网络病毒是互联网时代的最大危害,网络中的终端、通道或者单机终端都可能被病毒攻击,档案信息系统作为网络系统的一种,存在被病毒入侵的风险.如果病毒攻击档案系统,将导致系统中存储的电子信息丢失或失真.
三、医院档案管理风险管控体系的构建
原国家卫生部发布的《关于加强卫生信息化建设的指导意见》明确指出：“加强卫生信息系统安全风险评估工作,确保信息安全和系统运行安全.”因此医院应识别和评估档案管理面对的风险,建立医院档案管理风险管控体系,保障档案信息的安全.
（一）构建科学管理体系.建立医院档案管理风险管控体系,应构建科学的档案管理体系.设置综合档案馆,明确档案的归档范围和标准.制定档案管理办法,规范各部门档案收集的分工、方式、时间和期限,明确管理体系中各级领导及工作人员工作职责.在此基础上,根据国家《档案法》和上级关于档案工作方针,结合医院发展战略,确定档案管理风险管控战略,建立风险管控体系,支持档案管理风险识别、评估、应对及监控流程的实施,保证风险管控策略的有效落实.
（二）规范档案管理风险管控流程.科学合理的工作流程是风险管控体系运行的根本保障,包括风险识别和评估、风险应对和风险监控三个步骤.1.风险识别和评估指依据档案管理制度和标准,对医院档案的完整性、保密性和可用性等安全属性进行风险评价,确定风险的驱动因素、来源并预测风险影响的过程.2.风险应对指对已识别到的风险进行优先排序,根据风险严重程度,选择应对方案,有接受、避免、保护、减少和转移等,制定风险行动步骤,执行风险行动计划,实现风险控制、规避或转移.3.风险监控是指根据风险监控标准,定期通报风险管控情况,监视风险状态以及发出启动改进应对策略通知.
（三）建立医院档案管理风险管控保障体系.保障体系包括组织体系、报告体系、考核体系和内控体系四个部分.构建保障体系中由院长统一领导全院档案管理工作,各副院长负责审查主管部门档案制度落实情况.办公室负责拟定本院档案工作制度和年度档案工作计划,组织协调院内各部门档案计划落实,监督执行档案工作的考核和奖惩.各职能部门根据分工,按时完成文件材料的形成.专职档案管理员落实档案工作指示和各项管理制度,编制工作计划,并对档案管理中发现的风险进行逐级报告.档案管理人员负责将部门形成的档案材料进行收集、整理,按规定立卷后移交档案室,对暂存在部门的档案做好提供利用及安全保护工作.
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