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博物馆的办公室工作,是指办公室工作人员行使上传下达职能,撰写各类公文材料,协助领导处理各类繁琐工作,协调各个部门工作,服务大家等工作,可以说很多博物馆中,其他部门不涉及的工作终归回到办公室的职责之内,办公室就如同是一个单位的大脑中枢,各项工作由此发端,是各项工作顺利开展的有机组成部分.因而,办公室人员的素质的高低对于一个博物馆的工作开展的有着特别重要的意义.笔者将结合自己的几年来的工作实践,就遗址博物馆的办公室工作人员应该具备的综合素养.
一、始终保持良好的工作态度
良好的工作态度是开展好一项工作的前提,作为办公室工作人员,需要协助馆领导处理日常事务,工作类型很多种多样,可能是细小繁琐工作,可能费劲脑汁加班撰写材料,也可能是处理一些棘手的工作,这就要求每位办公室人员长期保持积极健康的工作态度.
(一)要有任劳任怨的奉献意识和创新意识
办公室工作是一项综合性非常强的工作,很多时候是处理一些纷繁复杂的一些琐事,也许是端茶倒水,打扫卫生的服务工作,也许是通知上级精神,也许是分发报纸、送报纸的简单工作,也许是加班加点的撰写材料,也许是组织一场会议等等,尽管这些都是一些应当应分的细小工作,但并不是不重要,这些需要办公室人员能够保持默默奉献,任劳任怨的做好这些分内工作,看似这些工作不起眼,但是,可以考验一个人的综合素养,磨练人的意志,长期下来就能够看出一个人的品质的高下.同样,办公室工作也是一项具有挑战性的工作,可以培养工作人员及时应对问题,处理问题的能力.认为办公室工作是一潭死水,没有的工作是完全错误的,也经常会遇到一些新任务,甚至突发情况,如遇到情绪激动来投诉的游客,对博物馆管理提出尖锐意见的游客,遇到这类工作,博物馆办公室人员首先应该要保持冷静心态,不慌张,保持平和的心态,统观全局的视角去分析突发情况原因,对方的目的,然后站在对方的角度,找准突破口,耐心的解决问题,不一定会完全解决问题,但尽全力解决对方的问题,达到对方满意为止,多多经历这样的历练,办公室人员会成长的很快.
可以说办公室工作看似简单,把简单的事情做好就不简单；看似平凡,在平凡的岗位上同样做出不平凡的业绩,作为办公室人员,有敢于吃苦,敢于吃亏的奉献精神,
(二)要有强烈的责任意识和担当意识
博物馆办公室的工作量非常大,涉及工作面比较广,除馆内日常工作外,还涉及与上级主管部门、政府部门、其他相关单位的业务往来,如税务、票务、人事考核、养老医疗年检、法人登记证年检,各类项目申报等等方面,办公室人员往往不足,这在很多事业单位中也都存在这样的情况,办公室人员少,工作量大的现状长期存在.因而,办公室人员在胜任多方面工作的过程中,必须树立起很强的责任意识和担当意识,敢于承担责任,敢于承担起更多的工作任务,是对自己个人价值的很好体现,也是提升工作能力的有效途径.相反,在工作面前,怕承担责任,同事之间相互推诿,影响了工作进展.这样的结果是既不能完成分配的工作任务,又会可能被套上能力欠缺的帽子,得不偿失.所以,在博物馆工作的过程中,我们应该积极主动的迎接新工作,把提升自我能力和提高办公室工作效率统一起来.
(三)要有良好服务意识
博物馆是一座城市的客厅,是一座城市对外宣传的一张名片,以向游客提供优质、满意的服务为根本出发点和落脚点.办公室人员处在对外接待的一线,直接面对的是游客或者上级领导,必须具备良好的服务意识.
1.细致周到的工作安排.办公室人员经常协助馆领导做好重要的对外接待工作,扮演后领导助手的角色,做好接待过程中的各项工作,如接待参观的流程安排,新闻报道、照相留资料,参观结束后的会议座谈等等,这些工作都要求我们事无巨细,一应做好.
2.规范的文明语言.办公室人员在接待游客咨询过程中,应注重文明用语的使用,这是一座博物馆品质和形象的集中体现.也许一句不规范或者不当的语言,都会给博物馆的形象带了不利的影响,这要求每位办公室人员,在日常工作中,包括在馆内外的任何地方,被游客问询到,都应礼貌用语,文明接待,做得让游客满意,提升博物馆的自身形象.
二、坚持不懈的充电学习
办公室人员要经常撰写各类公文材料,包括会议材料,各类汇报,会议通知,上下级行文等,此外还要定期给馆内的编写陈展大纲,丰富讲解内容等工作,较好写作能力便成为一名合格的文秘工作者的必备技能,因此,办公室人员只有不间断的学习,方能写出合格的文字材料.
(一)注重政治理论学习
良好的政治理论素养是每位合格的文秘工作者必不可少的.办公室人员一般具有很高的学历,普遍都在本科大专以上,马列主义、思想、理论及“三个代表” 重要思想及党和国家的基本路线方针、政策,这些内容都在大学课程中学习过,所以,基本的政治理论是具备的.这里是要着重指出的是应不断紧跟当前党和国家的基本形势,紧追当前国家的新的政策、新的热点,认真研读,吃透精神,融会贯通,方能将政治理论运用到公文撰写和实践过程中,也才能写出格调新颖的公文材料.
(二)学习文秘专业知识和遗址博物馆的相关的历史知识
目前,在很多单位,办公室人员很多并不是文秘专业的,多为相关专业,如汉语言文学、新闻、历史等专业,与文秘还有有着一定的区别的.所以,从事文秘的工作人员加强文秘方面的知识很有必要,应多注重学习文秘的一些基本素养、工作流程、思维方式等.此外,还是熟练运用办公软件,如Word、 Excel、PowerPoint,这三个软件如果可以灵活运用,那么办公室工作开展将游刃有余.
每个文博单位都有自己的特色,每位工作人员应该非常熟悉自己博物馆所展示的内容和相关历史.以本人所在的晋国博物馆为例,一方面,要学习与博物馆专业相关各类管理业务,如《中华人民共和国文物保护法》（2015年修正）、《博物馆条例》（2015年2月9日发布,自2015年3月20日起施行自2015年3月20日起施行）,这些内容是我们每位文博工作者的行为规范,必须严格遵守,对照规范自己的言行.另一方面,学习晋国历史及相关内容,作为办公室的每位工作人员都应非常熟悉晋国博物馆的相关知识和晋国六百多年的历史.因为你在上班期间的任何时候都有可能被游客询问到,这是对自身岗位的基本要求；在撰写与晋国博物馆相关文件也需要对晋国的历史、博物馆的陈列展示特点了如指掌.所以,办公室人员在工作闲暇之余,要主动拿起关于晋国历史及专业书籍,韬光养晦,静心研读,为自己储备知识.
三、努力培养自身综合能力
办公室也是沟通协调部门,各项工作的展开指令有办公室传达,工作中遇到的难题、困难,其他部门也要反馈到办公室,由办公室统一协调解决,如不能解决,还要整理反馈给馆领导.因而,办公室人员在开展工作的过程中必须具备良好的人际交往能力、较强的沟通协调能力,培养好这两种能力,可以有效的推进工作的顺利进行.
(一)要具备良好的人际交往能力
在工作上,办公室人员必须保持谦虚谨慎,不骄不躁的工作作风,切忌张扬跋扈、心浮气躁；多与同事真诚友善的进行工作上交流沟通,生活上的互帮互助,和睦融洽相处,达到同事间彼此信任,相互理解,相互支持的朋友关系.在对待游务上,游客投诉,能够耐心的听取游客的反馈,言语友善的劝导,细致周到的解决；游客咨询,能够全面的介绍自己所知道的馆内情况介绍,为游客尽到自己的绵薄之力.
(二)要具备较强的沟通协调能力
办公室的综合性的特点,要求工作人员必须具备很强的沟通协调能力,对待一项工作开展过程中出现的问题,要有大局意识,既要明白领导安排工作的目的和达到的效果,揣摩并遵照上级领导的意图来思考、安排、处理问题,又要听取基层的诉求和意愿,在上传和下达方面进行综合协调,在不违背原则的大前提下,灵活多变开展工作,力争在领导提出问题之前解决问题,并在解决问题后,及时进行总结经验,发现不足,提升自己的处理问题的能力.
办公室作为博物馆的综合管理部门,让办公室工作高效运行,对推动博物馆健康发展的有着重要的意义.同时,办公室是塑造人才的平台,从事办公室工作人员只有踏踏实实做人,认认真真做事,终究会演绎属于自己的精彩.
（作者单位：晋国博物馆）
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