铁路实物档案数字化方法和利用探析,该文是档案数字化有关论文例文与数字化和档案和实物相关论文范文文献.
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铁路实物档案是铁路档案的重要组成部分.由于铁路实物档案本身所具有的特点,如外形的特异性、载体内容的多样性、材质的不确定性等,导致难以标准化存储,迁移利用受限,不能随拿随取.随着现代信息化的发展,数字化建设开拓了实物档案的利用渠道,提高了档案利用率.笔者结合工作实际,谈谈铁路实物档案数字化方法与利用的一些体会.
一、铁路实物档案的特点
铁路实物档案除传统的奖旗、奖杯、证书、领导题词、字画外,还有着铁路特有的专属实物档案,如纪念车票、站台票、铁路路徽、制服、铭牌标志、调车信号灯等；有见证了铁路发展,印刻了铁路劳工血汗的各种工具、配件如机车曲拐销正机、水鹤、手摇齿轮传动轨道车、钢轨涂油器、钢轨等；有见证了铁路百年发展历史、科技创新进程的各类机车车辆,如蒸汽、内燃、电力和动车的四代牵引动力机车、车辆等等,这些铁路专属实物档案,形态各异、大小不一、材质不同,但都忠实、直观、形象地记录了铁路的发展历史,对保存、研究、展示铁路发展的历史轨迹和铁路精神文化起到很好的依据和凭证作用.
二、铁路实物档案数字化方法
（一）拍摄或扫描.根据实物档案载体的不同,可分别采取拍摄或扫描的方法进行数字化.1.拍摄：除纸质的实物档案外,一律采用拍摄的方式进行数字化.拍摄要求图像清晰、完整,实物背景简洁,被拍摄物的影像充满取景框,并无时间显示,照片存储类型为JPEG格式.在拍摄时要注意,每拍摄一件实物要在相应的实物原件上做好标记,使实物与成像形成一一对应的关系,以方便查找和后期处理.2.扫描：实物档案为纸质载体的,如奖状、证书等,应根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪进行扫描.在扫面时一般设置分辨率300dpi,图像模式为彩色模式,存储类型为JPEG格式.如遇特殊情况,如:字迹淡化、纸张破损、风化变脆等,要根据档案原件质量的不同情况,随时调整图像的扫描方式、亮度、速度、分辨率以及扫面软件的系统功能,同时,也可借助一些扫描的辅助工具,如：透明膜等,在确保扫描图像质量清晰的情况下档案原件完好无损.
（二）图像处理.质量检查.拍摄（扫描）结束后必须对图像的完整度、偏斜度、清晰度及失真度进行检查,发现不符合图像质量要求的、图像文件不完整或无法清晰识别时,应重新进行拍摄或扫描；检查拍摄（扫描）图像的排列顺序与档案原件是否一致,是否存在漏拍摄（扫描）、错拍摄（扫描）情况,发现问题及时调整和补拍摄（扫描）.纠偏、裁边及拼接处理.对出现偏斜的图像进行纠偏处理,方向不正确的图像进行旋转还原；对有多余白边的图像进行裁边处理,以减少图像文件的容量,增加视觉美感；对于大幅面档案需分次拍摄（扫描）形成的多幅图像,应进行图像的拼接处理,合并为一个完整的图像,同时裁切图像的多余边角,保证图像与实物档案一致.在图像处理过程中,要确保档案数字化图像完整、档案信息忠实原貌,不得擅自修改档案信息.
（三）档案数据录入.档案数据录入档案管理系统.按类别、时间先后顺序将整理好的图像信息内容按照档案管理系统内的条目逐条录入,录入时需严格控制录入数据的差错率.输录结束后要认真核查图像文件的总数、信息内容与目录数据库中条目的总数、信息内容是否一致、是否存在漏输录、错输录及重复输录的情况,发现问题及时纠错修正,无误后方可保存.
（四）粘贴档号戳.按类别、时间分别打印出由档案管理系统自动生成的案卷目录和相应的档号戳,根据打印出的案卷目录将档号戳一一对应的粘贴到相应的实物档案背面,通过档号的一致性和唯一性将实物档案实体与档案目录数据库建立起一一对应的关系.将粘贴好档号戳的实物档案按分类编码顺序放入实物档案柜保存或置于实物展厅展示.
（五）数据备份.将检查核实无误的完整档案数据及时备份.为保证数据安全,备份载体的选择应多样化,可选用档案专用的DVD光盘、移动硬盘进行数据备份.备份完毕应检查存储载体介质内的备份内容可否打开,备份数据是否齐全、准确,有无遗漏等现象,确保数字档案的可读性、安全性,同时在相应的备份介质上做好标签,以便查找和管理.
（六）数据挂接.将检查核实无误的单机版档案管理系统的完整档案数据导入网络版档案管理软件,完成档案数据与路局局域网的挂接.实现局域网可查询检索到档案库库存实物档案条目,档案馆馆内可查看实物档案详细信息等信息化功能.
三、铁路实物档案数字化的利用
（一）改变服务模式、提升服务质量、提高工作效率.在数字化前,利用者需要查询利用实物档案时,需要到档案馆查询实物档案目录,通过档案管理人员档案库房调出,查看实物,有的实物档案由于过大、过重、易碎等不宜随拿随取时,利用者就得到档案库房进行实地查看,如需借出或拍照利用,不仅手续烦琐,而且耗时费力；档案管理人员在接待查询利用时,需要在库房与接待室之间往返的搬进搬出,工作效率低,服务质量不高,同时,容易造成实物档案实体的进一步损坏,降低实物档案的利用价值.实物档案数字化后,利用者通过局域网,可以足不出户在相应权限范围内查找所需实物档案影像,查看相应信息,根据需要打印或下载；超出权限范围,可以通过申请,在一定时间范围内通过网络传输得到所需资料,方便快捷,省去了舟车劳顿之苦,节省了时间,提高了工作效率；就档案管理者而言,在档案管理系统软件输入相应关键字词便能快速检索到相应实物档案影像,查看相应档案信息,根据需要处理相应利用需求,简化了工作程序,提高了工作效率,提升了服务质量.同时因为减少了档案原件实体的翻动、迁移,降低了档案实物的损耗,延长了档案实物的使用寿命和利用价值.
（二）多方位、多层次的编研.铁路实物档案是在铁路运输生产、科研开发、技术创新、职工文化生活等过程中直接产生的,真实地记载和反映了铁路的各项工作和活动,是铁路建设、改革发展历程的真实写照,具有其他行业、部门档案所没有的专业利用价值,为铁路各部门（单位）撰写年鉴、大事记等提供重要的依据和凭证.数字化以后的实物档案,可以进行档案信息的深层次加工,多方位地开展档案编研工作的同时,改变了铁路实物档案编研记录体裁和叙事方式,提升了实物档案编研的可视化,进一步挖掘了实物档案的潜在信息,达到在展示实物档案显性信息的基础上,外化其隐性信息价值,实现了铁路实物档案价值的可视化和最大化,增强了铁路实物档案的感染力和震撼力.
（三）实物档案陈列室、荣誉室.根据内容、重要程度、价值珍贵、载体特殊等原则,从馆藏中挑选出系列实物档案进行展示,同时配以图片或三维动态丰富实物档案的展示内容,减少实物档案原件的损耗.通过形象生动的实物档案再现铁路历史,传承铁路精神,展示铁路文化,让人们看到铁路发展历史的同时,进一步了解铁路路风、路貌,弘扬铁路精神,增强人们对铁路的认同感和铁路职工的自豪感,激发铁路职工的斗志和创新精神,增强铁路凝聚力.实物档案陈列室、荣誉室既是铁路职工学习和教育的重要阵地,也是人们了解铁路文化、铁路建设、铁路发展和铁路精神的文化基地,为铁路对外宣传形象打开一个生动形象的窗口.
四、结束语
档案信息化建设是档案事业发展的战略方向,是档案工作现代化的必由之路.档案数字化建设是档案信息化建设中最基础的工作.实物档案数字化后能有效地拓宽实物档案的利用渠道,提高档案利用率,提升服务质量,延长实物档案的使用年限及利用价值.
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