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人事档案是记录、反映个人经历和社会实践真实状况的材料,是全面了解一个人从事社会活动的有效依据.但在现实生活中,总是有人利用传统人事档案管理的薄弱环节来达到个人的目的.如何避免此类现象的发生,笔者谈谈自己的想法.
一、人事档案管理工作存在以下问题
（一）改“三龄”（年龄、工龄、党龄）.干部选拔任用、领导退居二线都有具体年龄限制,很多干部为争取提拔,延长任期,往往不择手段将年龄改小、党龄改大.并且一些单位的人事部门在审查材料时,把关不严,甚至根本不检查,使虚假材料顺利进入个人人事档案.出现了年龄越填越小,参加工作时间越填趁早,给工龄认定、退休时间核准以及工资晋升等都带来许多麻烦.
（二）改二历（履历和学历）.个别干部在参与跨区域干部公开选拔和换届选举过程中,为达到选拔要求的在基层或某个职级工作年限、最低学历等要求,往往在档案材料中,增删履历,将背景材料整体“洗白”.特别是一些单位的领导干部滥充好人,人为,如与自己关系好的职工将要调出时,进行职称评审,认为反正人已调出,本单位无人知晓,何不做个“顺水人情”,使本来十分严肃的事情,带有强烈的随意性和腐败性,严重影响了广大人员的工作积极性,也使人事档案的真实性无从保证.
（三）改身份（骗取干部身份）.一些领导干部为帮助其子女、亲属进入公务员队伍往往先冒充已破产或倒闭国企人员,找关系突击*提干安排以国企人员身份调入事业单位,再等待时机通过借调、交流等方式进入政府机关解决公务员编制.
（四）部分人员对人事档案认识不足.未及时将个人的资料变更上报人事档案部门,履历表、年度考核表等表格填写不规范,造成档案内容残缺不全,影响人事档案的正常管理.
二、解决人事档案管理过程中出现问题的对策
（一）加强人员的诚信教育.首先,个人履历材料、自传材料等是个人自身发展过程中根据实际情况填写的,在此时加强填写人的诚实守信教育,在填写时要实事求是,不弄虚作假、保证档案材料真实填写个人经历,维护档案的原始性和真实性.其次,在人事档案中,有许多材料是领导者的批注,在这一过程中要求领导者要对工作负责,不能以个人的主观喜好而做出对职工不公正的评价,本单位要建立科学评价体系和监督体系指导评价工作,维护人事档案的真实可信,严格按照人事档案的记录和管理规范开展工作,使人事档案有效地发挥凭证作用.最后,人事档案管理人员要忠实履行专业职责,坚守职业道德,尊重档案原貌,维护人事档案的真实性和可靠性,使人事档案成为职工存在状态的可信凭证.
（二）提高人员对人事档案重要性的认识.大力宣传《档案法》,使人员认识到人事档案与自己日常工作和生活息息相关,当事人每时每刻都在谱写自己的历史,各方面的情况都在发生变化,因而决定了人事档案必须依据当事人的情况变化而不断增加新内容,补充新材料,对自己的考核、奖惩、教育、成果等数据资料：履历表、鉴定表、奖励人员登记表、干部任免审批表、学历材料、年度考核表、职称评审等材料要及时送到人事档案部门归档,保证个人档案的完整,为今后评优、调资、政审、调动、升职、退休等提供保障.
（三）加强人事档案管理队伍的建设.档案的专业性要求我们首先选择具有较高的政治修养和道德素质的人员担任人事档案管理人员.其次作为信息化时期的人事档案人员要积极参加各种形式的再教育,以适应人事档案保管现代化的需要,平时必须加强专业知识、相关学科知识、计算机多媒体方面的知识的学习,提高自身的综合素质,才能更好地为服务对象及利用者服务.通过培训让人事档案管理人员知道每个人的人事档案不是归档材料的简单叠加,而是记录一个人成长过程的各类材料的有机组成；知道在日常的人事档案整理过程中,只有将零散的材料准确的分类、有序的排列,化零为整,才能有效地体现出人事档案材料的连续有效性,发挥人事档案的凭证、依据及参考作用.例如一份“聘任”材料体现了一个人在聘期的聘任结果,把多次具体的“聘任”材料连续,有序地排列在一起,便延续了一个人在“岗位聘任”这个过程中的历史沿革.
（四）创新人事档案管理模式.随着科技的进步,现在的人事档案管理模式已不适应电子化、信息化的发展,现阶段,将计算机、互联网应用于人事档案管理,可以增加的难度,减少者的机会,人事档案工作人员将人员的有关信息全部录入计算机,建立每个人的个人档案信息平台,人事部门通过此平台就能全面掌握人员的分布、结构、数量、年龄、学历、经历等情况,可以直观进行所需人员的人事档案的查询.总之,人事档案的信息化建设是人事档案资源科学、有效整合的手段,在保管好实体档案的基础上,积极应用网络技术、数码技术、影像技术等先进技术和手段,提高人事档案管理工作的技术含量和水平,利用干部人事档案信息对干部队伍进行综合分析,为提拔、选用干部和人员考核提供信息和决策依据.
三、结束语
总之,传统的人事档案管理方式,使得成本低,比较容易给别有用心的人伪造档案资料、隐瞒实情等提供可乘之机.利用计算机建立人事档案数据库并全国联网,改变了人事档案的“黑箱”化管理模式,扩大干部基本信息的公开化,为社会监督创造了条件.因此,探索人事档案管理的新模式,管理好利用好人事档案,对于开发人力资源有着重要意义.
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