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高校二级学院行政秘书办公室工作中的精细化管理
文/电子科技大学中山学院 林燕婷
【摘 要】本文拟从高校二级学院行政秘书的办公室工作特点出发,探讨行政秘书如何在办公室工作中通过精细化管理提升工作水平,更好地为高校二级学院服务,希望能够为高校二级学院的行政秘书工作提供一些参考意见.
【关键词】高校；二级学院；行政秘书；办公室工作；精细化管理
高校的二级学院承担着二级学院本身的日常教学工作、科学研究工作和日常事务的管理等方面工作.作为二级学院的办公室行政秘书,必须能够将高校领导集体的各类事务、思想和各项工作落实到二级学院本身,保证学院能够始终接受上级的管理,完成上级委派的各项任务与协调好学院自身的发展工作.在行政秘书的正常工作中,经常会承担繁杂的任务,如果不能够以饱满的精力和积极的心态进行工作,将有可能出现工作上的失误,因此行政秘书在工作中有必要加强精细化管理.
一、行政秘书在办公室中的工作特点
行政秘书工作在高校二级学院办公室中占据了重要地位,在日常的事务处理中承担了大量的任务,因此其从工作内容的角度上来说也具有特殊性.
（一）行政秘书的工作内容具有繁杂的特点.其涉及到的事务往往包含到二级学院整个体系工作的各个方面,不仅涉及到不同种类的人,也会涉及到不同类型的事务,从最基本的会议准备与安排、访客接待与管理、文件整理与归档到领导人员任务的执行、学生需求的协调、人员安排与组织等多方面工作,因此具有范围广和事由多的特点.
（二）行政秘书的工作内容经常联系到多人或者多个部门.因此在工作的执行中往往需要面对不同的二级学院内部人员,这就需要行政秘书能够具备良好的沟通协调能力,从上级的领导人员到下级的学生与教师,甚至到同级别的二级学院内部其它部门,行政秘书都需要能够在广泛的关系网络中理清思路,做好协调整合工作,将各类事务信息进行及时传达与落实.
二、行政秘书工作精细化管理的优化措施
行政秘书在工作中最需要具备的就是精细化工作的能力与意识,“精”是要将工作做得更加优秀,“细”是要将工作做得更加细致,因此在日常的工作内容中必须要能够改善其工作态度,做好精细化管理,真正将二级学院内部的工作事务执行好.
（一）职能意识更“精”.在传统的二级学院工作中,行政秘书被看成是一项工作内容繁琐、获得待遇不够高、还需要承担大量重要责任的工作,因此工作中往往会产生消极情绪,办事不够积极,态度不够端正,这样的工作会带来学院管理效率的低下.行政秘书需要意识到自身工作的意义,建立工作的自信心,建立服务的意识,明确自身职能定位,了解自身文案、人事、行政等方面的工作内容,其具体的细节又涉及到各项工作的文件撰写与校对,信息的传达,会议材料的准备,教师与学生的考核考勤,文件整理,人员接待,部门联系等众多细节工作.行政秘书只有意识到自身的工作职责,并且明确自己的工作内容,以行政秘书的身份将工作做得更加专业与优秀,才能够将自身任务做得更“精”.
（二）专业能力更“精”.行政秘书的工作性质主要为管理,因此在工作能力上必须要具有专业性,只有自身的工作能力与工作效率得到提高,工作的质量才能够有所保证.
首先,行政秘书要学习更多的管理知识与经验,在办公室工作的管理上想做到科学高效,就要不断丰富自身的管理学知识,以先进的理念管理自己的工作才能够有事半功倍的效果.其次,行政秘书需要充分利用现代化的信息技术帮助提升工作效率,如今计算机已经广泛普及开来,行政秘书可以利用计算机与互联网实现办公自动化,不算掌握新的信息技术,利用更加先进的硬件与软件工作辅助管理,提高工作效率,与外界能够在工作形式与效率上形成同步.再次,行政秘书的工作涉及到对文件档案的管理,因此在工作中也需要及时补充档案学的知识,科学地对档案进行管理,提高查找和归档的效率,以先进科学的体系管理档案.最后,行政秘书还需要及时为自身补充管理学、心理学等众多其它学科知识,让自己的知识面更加开阔,以专业化的工作能力进行工作,以广泛的涉猎与科学先进的理念指导自己的工作,将工作不断做“精”做强.
（三）计划安排更“细”.行政秘书面对的工作内容往往较为细小但是数量众多,因此需要其具备良好的耐心与细心的素质.在工作中养成良好的办事习惯,例如在工作的总结、会议资料的准备、考核材料、档案整理等工作内容上具备效率意识,合理安排时间尽早规划,避免届时紧张而慌乱,在一些注重平时对资料的收集方面可以提早进行准备,这样就可以在平时将资料准备充分整齐,轻松完成工作.同时,要养成定时记录和计划的习惯,平时的工作内容根据重要性确定好先后解决顺序,然后根据自己的日程安排确定好每天的工作内容,在事先了解的基础上确定好近一周、一个月的工作计划,根据计划的先后顺序与重要程度进行工作,这样在工作程序中可以有效地将工作“细”化,避免了时间上杂乱无章而缺乏效率.
总的来说,高校二级学院行政秘书的办公室工作在内容上具有繁杂、协调性、服务性的特点,因此要求行政秘书在工作中需要养成良好的工作习惯做好精细化管理,工作过程中注重进行管理学、心理学、档案学等多种知识能力的学习,培养专业的工作技能,同时需要在工作中注重言谈举止、待人接物、自我工作计划等多方面的细节问题,全面提升自身的工作形象,更好地为高校的二级学院各类人员做好服务工作.
【参考文献】
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