基于诉讼案件建筑工程档案管理,本文是档案管理相关本科论文开题报告范文和档案管理和建筑工程和诉讼方面论文范文.
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摘 要：随着建筑行业的发展,随之而来的是民事诉讼案件的增加,根据我国《民事诉讼法》、《行政诉讼法》等要求,当事人应当对自己的主张提出相应的证据证明,可见档案作为重要的证据,在诉讼案件中起到了关键的作用.因此,建筑企业有必要完善档案管理,从而减少案件的发生,有效提升企业诉讼案件管理水平.
关键词：诉讼案件；建筑企业；档案管理
根据我国<民事诉讼法》、《行政诉讼法》等要求,案件诉讼当事人应当对自己的主张提出相应的证据证明,而档案作为最为重要的证据,在诉讼案件中起到关键的作用.健全的档案管理机制不仅能为社会经济建设提供有效的参考和依据,确保经济建设的质量和效益,还可能影响、甚至决定诉讼案件的发展走向.因此,有必要健全建筑企业档案管理,提高档案管理水平,提升建筑企业诉讼案件管理水平.
一、建筑企业诉讼案件类别及原因分析
根据建筑行业诉讼案件案例及笔者从业经验,建筑工程诉讼案件产生的原因可分为如下：
1.签订的合同对企业不利
当承包人以项目部名义对外签订合同时,或未签订合同,但实际上收取了分包企业的材料,并通过建筑企业账户向外支付了相关的费用,或虽然未支付货款,但在材料上加盖了企业的项目部的公章或企业法人章筹,形成实际的项目*关系.一旦出现承包问题,将对建筑企业产生不利影响.
2.款项支付不及时
在工程建设过程中,项目部或承包人应当按合同约定的时间按期支付款项,如材料费用、租赁费、分包工程款、人工费用等,如未能及时支付款项,项目部、承包人应当说明原因并形成材料,及时与相关单位沟通,避免对方起诉行为.而在实际中,部分工程项目组未能及时结算款项、又未及时向企业汇报,或汇报后企业要求由项目承包人处理,而承包人未能尽快处理的案例并不鲜见,进而导致诉讼案件的发生.
5.对承包人资格不完善
在项目分包过程中,部分建筑企业未能对承包人的相关资质、经济实力、财务状况和诚信等材料进行严格的审查,相关资料收集不完善、不齐全,导致不良承包人混入施工单位,利用建筑企业档案管理工作中的缺失和漏洞等,以伪造、虚拟的交易凭证承包工程项目,并采取以少充多、对外借款不入账等手段达到侵占建筑企业财产的目的,从而造成工程项目财产损失,诉讼案件接连不断.
4.公司印章管理不完善
部分建筑企业为了便于工程招投标等业务开展,对公司印章、项目部印章管理不到位,甚至将印章放置在承包人的手中,而部分项目部人员对印章的管理意识不强,加之法律意识、责住意识不强的因素,导致印章使用随意性较大.个别项目甚至私刻公章开设项目部银行*,如未能及时发现和阻止,可能导致大量的经济纠纷.
5.合同审核不严格
建筑项目部或承包人对外签订材料采购合同、设备租赁合同或分包合同时,仅考虑、施工周期等因素,而未能合同细节进行认真的审核和衡量,忽视了逾期支付、施工质量等问题的处理和违约金等条款,责任意识不强,使用由对方提供的格式合同或针对对方提出修改意见的条款未加以认真研究,导致签订的合同中存在部分条款不利于企业,一旦出现适用于该条款的情况,将为后续的诉讼处理埋下隐患.
由此可见,在工程建设各个环节都有可能成为诉讼案件的起因.笔者所在单位为省内建筑行业的龙头企业,工程纠纷案件依然很多.而当诉讼案件发生时,如何提供有利于建筑企业的证据就成为诉讼案件成败的关键.
二、建筑工程项目档案管理措施研究
针对建筑企业诉讼案件的风险,为降低诉讼风险,确保工程档案的有效性,笔者认为应从以下几个方面人手：
1.理顺工程档案管理部门关系
建筑企业应严格按照国家有关档案的规定,及时收集和整理建设项目各环节的文件资料,建立健全建设项目档案,并在项目竣工后,及时向行政主管部门和有关部门移交顼目档案.在此过程中,企业应当加强对工程文件和档案的管理,积极协调承包单位、监理单位的关系,确保工程文件、档案与工程进度同步,并不定期进行检查和监督,强化建筑工程项目档案管理力度,保障工程项目档案的有效性和完整性.
2.建立有效的档案管理文化
建筑工程档案管理工作室系统化工程,仅依靠企业档案管理人员无法实现对多个建筑工程项目文件、档案的跟踪与管理,因此,有必要建立高效的档案管理队伍,明确档案管理目标和工作职责,促使项目组档案管理人员利用自身专长,形成档案管理的合力,共同营造良好的档案管理工作氛围.同时,为了调动档案管理人员工作积极性,建筑企业应当建立可行的奖励机制,细化档案管理工作考核机制,提高档案管理团队的工作热情,提高档案管理人员工作效率.
5.企业领导、项目管理者提高对档案管理工作的认识
相较于建筑工程项目施工而言,档案管理工作属于后勤保障工作,无法直接产生经济效益,长期以来未能受到企业领导和项目管理者的重视,进而影响了档案管理人员的工作热情,致使档案收集、整理、归档和利用效率下降,甚至导致部分重要的工程文件、档案丢失,不利于诉讼案件的*.针对该问题,应提高企业领导、项目管理者的认识,裉据项目建设进度,定期召开工程项目档案管理和工程档案管理会议,必要时邀请企业领导和相关单位负责人参加,在认真听取档案管理工作意见的同时,向企业领导和项目管理者宣传工程文件、档案管理对工程项目建设和项目纠纷处理中的重要作用.
4.建立健全档案管理制度
健全的档案管理制度是相关工作开展的重要依据,也是指导、监督各项工作开展的重要标准,建筑企业应当与时俱进,不断丰富和完善档案管理制度,借鉴和学习先进档案管理经验,并结合自身企业特点,制定、修订档案管理制度,实现工程档案管理工作标准化.尤其是档案保密制度,工程档案是重要的科技档案,其中涉及各类合同、专利技术和产品技术研发等内容,是建筑企业重要的财富,因此,建筑企业应当建立严格的档案保密制度,保障工程档案信息安全.
5.工程档案信息化建设
随着建筑企业的发展和项目建设的推进,工程档案资源的数量和种类不断增加,档案的利用效率低下,档案查找和借阅工作量大,仅依靠人工进行管理的难度较大.针对该问题,有必要实施工程档案信息化建设,将纸质档案与数字档案相结合,在纸质档案收集的同时,归档上传纸质档案扫描件,实现档案信息化、数字化管理,从而提高工程档案利用效率,便于工裎档案收集和归档情况检查和监督,避免档案丢失和破损等情况的发生.
三、工程档案管理的实例研究
以某公司诉笔者所在的公司建设工程施工合同纠纷案件为例,该公司从笔者的公司获取了作为公司应诉证据的档案资料复印件,并截取资料中对其有利的部分作为再次起诉公司的证据材料,致使公司一审败诉,需承担多支付数百万元的工程款项.
四、结语
档案管理是一项长期性的工作,要准确把握管理工作的要点,做到及时归档、收集完整、内容齐全,确保档案信息与实际情况相符.同时,针对建筑企业领导不重视档案管理工作的情况,档案管理人员应当通过采取合理的措施,挖掘建筑企业档案价值,增强企业领导对档案管理工作的认识,协调项目开展过程中各部门和环节的关系,打造高效的档案管理团队,
建立健全完善的管理制度,实施档案信息化系统,实现建筑企业档案管理工作有效性,保证工程档案完整性,提高档案利用效率,为建筑企业涉诉案件处理提供有力的支撑.
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