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数字化管理相关论文怎么撰写 与新时期事业单位档案的数字化管理探析类自考毕业论文范文

主题:数字化管理论文写作 时间:2024-03-04

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文/漳州市东山县公务员局人事考试考核中心 何丽芬

【摘 要】在国家机构的组成中,事业单位具有极为重要的作用,而档案管理工作,则是事业单位日常管理中最为频繁的一项工作内容.在当前,随着信息技术水平的不断提升,数字化技术也在事业单位的档案管理工作中得到了广泛应用,为了强化工作人员的相关意识,本文通过对我国事业单位档案数字化管理工作的相关内容进行探究,希望能够起到一些积极的参考作用.

【关键词】新时期;事业单位;数字化管理;方法探究

无论是个人生活,或者实施组织工作,档案都是一种最为直接的历史记录,具有极为丰富的信息资源.在新时期的大环境下,事业单位档案管理工作的重要性更是不言而喻,其直接影响了整个事业单位的工作效率.但是在实际的调查中发现,当前档案管理工作还存在着像资料查找较慢、管理手段过于分散、管理人员意识不强等方面的问题.随着数字化技术的不断发展和进步,信息技术在事业单位档案管理工作中,得到了较为有效的应用,这使得其档案管理工作上了一个全新的台阶.

一、事业单位档案数字化管理的主要作用

事业单位是出于社会公益的目的,由国家相关部门、组织所设立的一些社会服务机构.在事业单位的管理运行中,档案管理工作主要由文书档案管理、基建档案管理、人事档案管理等内容构成.档案材料是相关领导者制定决策的主要依据,并且档案管理水平,也是衡量事业单位管理水平的一项重要内容.在当前,随着政府行政管理体制的不断强化,事业单位在社会服务中承担了越来越多的职责,将其档案内容进行数字化的管理,对档案信息资源展开数字化的加工、存储和应用,能够进一步提升事业单位管理人员的工作水平.还有,在数字化管理过程中,档案信息的虚拟化、智能化和高效化的特点,也能够提升事业单位的办公效率.随着档案数量的不断增加,在事业单位中应用数字化管理模式,主要具备以下这些优点:首先,可以强化档案的通用性与安全性.其次,能够对传统模式下的粗放管理手段进行改变.最后,可以消除档案使用之间的限制,提升档案加工、应用的效率,体现档案的整体价值.

二、新时期事业单位开展档案数字化管理的必备条件

随着我国互联网运用体系的不断提升,计算机得到了大规模的使用,并且新型工作理念的推行,也在事业单位的管理中,使办公内容实现了无纸化和电算化的办公模式,与此同时,信息技术产业也出现了高速的增长与发展,整个数字产业的规模也在不断升级扩大,数字技术进行升级转型的速度不断加快.像通信技术、电子信息技术等内容在更新过程中,所需要的时间更短,且为档案管理工作带来的便利性更强,这也为事业单位档案数字化管理工作的开展,提供了必要的基础.例如在单位内部,要实现人事统计信息的自动生成、自动汇总,这样才能由传统的人工处理方法,转变为计算机处理方法,并且整个单位应用可以转变为网络化的应用模式,有关的人事信息能够在网上自动生成,这样在提升数据精准度的同时,也可以降低人事管理人员的工作强度.

三、事业单位档案数字化管理工作的具体措施

(一)巩固数字化的档案管理意识.在事业单位工作的人员,应该具有能够紧随时展的工作意识,对新知识、新技能进行不断的学习,结合实际的工作经验,对传统的档案管理模式进行摒弃,转变自身的档案管理理念,对新型的档案管理手段进行合理有效的运用,只有这样,才能够为事业单位档案数字化管理工作做足铺垫.在实际的调查中发现,可能一些老员工习惯传统的档案管理工作,或者是自身数字化操作能力不足,不愿意运用.针对这一点,管理人员不妨从两个方面对其工作意识进行改变:首先,可以举办相关的档案管理研讨会,帮助职员认识到数字化档案管理模式对工作效率、质量带来的益处,让那些抱有传统管理观念的人员见识到技术革新的正面影响.其次,要在一些档案管理岗位上,安排优秀的技术人员,前期以技术人员为工作核心,帮助那些技术能力不足的人进行数字化管理模式的尝试,循序渐进地培养他们的工作能力.

(二)制定数字化的档案管理机制.事业单位的档案管理工作具有复杂、特殊的工作特点,在实际的工作中,如果缺少了科学化的管理机制,那么事业单位档案数字化管理工作自然难以取得优异的成果.所以应该在档案管理法的基础上,结合事业单位自身的工作特点,制定出档案数字化管理的具体方法和细则,这样才能规范整体的工作质量.在具体的管理上,事业单位应该做好档案管理的硬件设备采购工作,从操作系统的管理,到系统的维护、档案保密、种类管理等方面的内容,都应该进行有效的规划,还应该尽可能提升内部档案的管理效率.与此同时,工作人员应该根据档案管理的结果、管理过程中出现的需求等内容,具有针对性地完善档案数字化管理制度,对之前档案管理内容中存在的缺陷进行弥补,这样才能够对档案数字化管理工作的制度、岗位责任制度、激励机制和考核机制的内容进行完善,促使单位档案管理工作朝着数字化的方向发展.比如针对薪资系统,可以针对由职务变动引起的工资变动情况、每年按期晋升薪级工资,利用设计好的工作模板,将员工的职务工资、薪级工资等内容借由计算机自动生成,大大提升了工作人员的效率.像利用XR-eHR系统软件,可以将工资核算、统计、发放工作实现“一键完成”,并生成各类工资分析报表,对数据进行自动化的审核,而员工同样可以在此平台上根据自己的出勤率、绩效考核结果,来对工资发放情况进行核实.

(三)提升档案信息的安全性特点.档案管理工作强调安全性,在事业单位的档案管理工作中,关键一点就是要能够做好保密工作,这也是对工作人员提出的基本要求,同时也是对数字化档案管理系统的基础要求.在进行档案管理工作的时候,工作人员在网络技术的应用中,要对那些可能存在的网络安全隐患格外重视,并实施有效的防控措施.档案管理人员应该根据档案管理系统,不定期地对其施行病毒查杀工作,清理系统中可能存在的“网络垃圾”,并对档案进行备份,安装相应的防护软件,降低电脑病毒入侵的可能性.还有,作为一名档案管理人员,工作人员还应该将做好保密工作看作是一种基础性的专业能力,对于系统出现死机,以及相关数据信息泄漏,或者是恶意的病毒入侵问题,应该做到提前的防控,对重要的档案数据设置访问门槛,并对档案信息进行多种形式的保存,防止档案信息出现外泄的情况,确保档案信息的安全性.

(四)完善管理队伍整体工作素质.在事业单位对档案管理进行数字化管理的时候,单位领导还应该对档案管理队伍的建设工作进行强化,在档案管理岗位上,引入更多高素质、高水平的工作人员,并对档案管理工作队伍的薪酬机构、激励机制、用人机制和奖惩机制作出必要的完善.对于档案数字化管理人员的工作水平,单位领导要以定期检查和不定期抽查的方式进行了解和认识,针对那些管理技术不合格的职员,除了要提出批评之外,还应该开展相应的学习班,让他们参与继续学习,完善自身的管理技能.同时,单位领导还应该开辟事业单位的招聘新途径,让那些有技术、有经验的工作人员,走向单位档案管理的工作岗位上.与此同时,利用多角度人数信息图来对事业单位档案管理人员的情况进行分析,也可以帮助领导者对人才的静态结构、动态趋势进行有效的分析与掌控.在事业单位内部,各级别的工作领导,以及相关的人事档案管理部门,都可以在相关政策的框架下制定信息服务内容,为单位整体人才的开发提供必要的数据参考,进而在档案管理内容的基础上,做到“物尽其用、人尽其才”.

四、结语

总而言之,在社会不断改革创新的新时期,行政事业单位也应该紧紧跟随时代变迁的步伐,对传统档案管理模式中存在的弊病进行积极有效的改善,并借助互联网的技术内容,构建数字化档案管理模式,提升事业单位的工作效率和工作质量,争取为社会的发展多作贡献.

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