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探讨方面论文范例 与纸质档案保管存在的问题与科学的保护和修复有关在职研究生论文范文

主题:探讨论文写作 时间:2024-01-24

纸质档案保管存在的问题与科学的保护和修复,本文是关于探讨方面毕业论文范文跟保管和纸质和档案有关论文范例.

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文/厦门大学附属第一医院 郭竞新

【摘 要】目前各级档案馆或档案室所保存的档案材料中大部分是纸质的,在使用保管过程中,受环境或自然因素影响,其色泽强度、弹性等性能易发生蜕变,耐久性逐渐减弱,给档案的保护、保管、修复等工作带来一些新的问题,从而影响档案的证明利用等等,因此从影响纸质耐久性的相关因素入手,探究减缓纸质破损老化的方法,提高纸质档案保存的质量,其意义十分重大.

【关键词】纸质档案;问题分析;保护;修复;对策

纸质档案在整理、保存和利用过程中,由于内因和外因的综合作用和影响,极易造成纸质档案文物的损伤和病害,如不加以干预保护,最终导致灭失,于是便有了纸质档案的保护修复问题.本文主要分析纸质档案保管的重要性,研究现阶段纸质档案保管所存在的问题,从而提出相关的修复对策,更为科学地去保护纸质档案,从而更好地为单位的后续发展提供数据服务及利用证明.

一、纸质档案保管的重要性

无论是对于单位还是国家,现阶段纸质档案的保管保护都有重大意义.纸质档案具有真实性、可靠性、不易被篡改的特点,是单位工作中重要的证明材料和参考决策依据,而且部分纸质档案的数据信息还可能涉及病人隐私、单位或国家的秘密等,一旦因为保管的原因导致纸质档案的数据信息遭到泄漏,可能会对国家或是单位的未来发展造成重大影响.再者,纸质档案也是工作中一种重要的凭证,对于企业单位来说,纸质凭证在归档前经过了多次的传递,记录着大量传递过程的重要信息,随着纸质凭证的归档,这些信息也被固化在相应的纸质档案上保存起来,成为记录企业单位的生产工作过程的重要凭证.虽然当下信息化建设快速发展,但由于电子信息的极易被篡改和对所支持系统的强烈依赖性,我们目前还无法完全用电子文档去取代纸质档案,这样一来纸质文档的保管保护也注定成为档案工作的重要组成部分.

二、当前纸质档案保管存在的问题

(一)基础设施差,储存环境不利于长期保存.对于许多单位来说,档案的基础设施还不够完善,比如医院,临床医疗设施的建设是医院的工作重点,为了医院的快速发展,医院管理者通常会最大限度地提高医疗用房比例,而留给机关后勤的办公用房少之又少,扣除重点部门后,档案室的用房通常无法满足档案用房地点和容量上的要求,而且有时还会被安排在容易受潮的一楼,或是安排在会被高温暴晒的顶楼,这样对于纸质档案的保管保护是非常不利的.另外,现在的企业单位很多都会追求自身的快速发展壮大,由于档案管理上的滞后性,档案的整体效益不明显,因此企业单位的管理者就会降低对档案的管理要求,一些该配备的除湿机、空调、防火防盗设施、监控设施、防紫外线的设施都没有配备,防虫除湿药物配备不齐,或长时间没更换等等,这一系列做法,短期似乎没有影响,但从长远来看,企业单位不重视档案管理的结果也将影响其自身发展,例如,档案管理不善将无法完整反映发展历史,将难以开展企业自身的精神文化建设,也会让决策者容易犯相同的决策错误,还会在一些重要的法律官司中因无法提供强有力的佐证而吃亏等等.

(二)人员配备不足,重视程度不高.无论是在医院还是在其他企业单位,由于人力成本的原因,大部分企业高管不会在档案管理这项工作上安排专职的档案管理人员,都是由其他工作岗位的人员做档案管理,即使配备了相应的负责人员,这部分人员的档案综合素质及相应的能力没达到要求,无法严格按档案保管工作所要求的标准来执行,纸质档案的损坏率居高不下.一般的纸质档案的档案保管流程应该是收集、整理、归档、编制目录索引工具、移交入库.在整理过程中如果人员不够,整理拖延的时间太长,就会造成整理过程中纸质档案受铁质针钉、油渍污渍的腐蚀或受虫害鼠害啃咬,长期暴露在强光下也会让纸质档案加速黄化脆化.在档案库房如果人员不足,没有及时更换虫药鼠药除湿药,没有认真调控库房的温湿度,也会造成纸质档案的破损毁坏,甚至发霉腐烂,直至无法使用.所以要求企业单位领导要提高重视程度,从长远发展角度来认识纸质档案管理保护的重要性,增加对档案管理的人员和设备的投入.

(三)借阅者的保护意识有待提高,防止档案被人为破坏.借阅使用档案的过程中也是纸质档案比较容易遭受损坏的一个环节,借阅者有时是在事情较为紧急的情况下借阅档案,急躁的心情,没有考虑环境对纸质档案可能造成水渍油污的污染,也有可能使用蛮力翻阅查找,造成纸质档案的撕毁破损.更有甚者长期借用带出档案,导致档案的丢失缺页.借阅者对纸质档案的保管不了解,极易主观地认为拆除档案的装订线不要紧,可是殊不知每一次的纸质档案装订都是对纸质的一次不可逆的破坏;也有随意折叠标记纸质档案内页等情况,造成纸质档案不可逆转的毁坏,最终破坏档案的完整性.

三、纸质档案的科学保护与修复对策

(一)?加大基础设施的投入,配备专业的管理人员.首先为了做好纸质档案的科学保护与修复,就要求企业管理人员加强对档案工作的重视,做好档案室的基础设施投入,安排符合档案管理要求的库房和阅览室,并在档案库房中配备相应的除湿机、空调等温湿度控制硬件设备,安装监控和烟感等报警系统,配备气体灭火系统,安装防盗门窗,配备保险箱保险柜,安装防紫外线灯具和窗帘,并定期购买更换防虫防鼠药物,配备除湿剂等,最大限度满足档案库房管理八防要求.应尽量配备专职专业的档案管理人员,做好档案人员的专业继续教育工作,提高档案管理人员的整体素质,并做好档案管理人员的团队建设,增强他们的责任意识和保护意识,明确档案管理与保护的工作职责,严格地按照流程进行管理工作,也只有这样,才能从基础上做好纸质档案的保护工作.

(二)?提高认知,加强重视,做好资料保护宣传,树立责任意识.为了做好全员对纸质档案资料的管理与保护,就需要单位对档案的保管保护订立严格的规章制度,明确惩治规则,并进行宣传,鼓励每一个工作人员从自身做起,加强纸质资料的保护,针对一些借阅资料的人,也要制定严格的借阅规则,如果因为借阅者的人为原因造成纸质资料的损坏,也要进行一定程度的惩罚.另外对于纸质档案的保护工作也要进行大力宣传,无论是管理者、负责人还是其他的工作人员都要提高认知,明确纸质档案资料的重要性,并严格遵守规章制度,而只要每个人都树立了正确的保护意识,在日常的工作中严格遵守规章制度,使得纸质档案的保管工作能够标准化、系统化、日常化.

(三)?使用先进的技术加强档案的管理和保护,做好损坏资料的修复工作.如果纸质档案资料已经受到了一定程度的破坏,我们就需要对其运用加膜、修裱、去污、增塑等先进的修复技术,直至破损的纸质档案等恢复到可使用的状态.现阶段随着信息化技术的快速发展,我们在加强档案的管理与保护的过程中,要尽可能地去引入电子化信息管理系统,通过扫描录入,可以将纸质档案更快地进行编码归档,使得后期在翻阅资料的过程中避免时间浪费,尽可能地使用电子档案,减少对纸质原件档案的阅翻查找,这样使得资料的管理与查阅更新都能更为便捷与安全,而且利用这些先进的技术,也可降低后期可能损坏资料的种种因素产生概率,减少对纸质原件档案的破坏机会.

四、结语

综上所述,纵使现在的科技水平很高,在日常的工作中也不可能完全用电子文档去取代纸质的档案,保管保护好纸质资料对于企业单位的意义相当重大,而且纸质档案具有独一无二的特征,特别是一些珍贵的原始资料,更是不可替代的.所以企业单位的管理者要更加重视,通过订立严格的规章制度,增加档案管理人员投入,提高档案管理人员素质,提高保管的基础设施和硬件条件,并投入电子信息软件管理,来减缓纸质档案资料的破损老化,提高纸质档案的保存质量,从而将纸质档案资料管理保护工作落到实处.

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