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随着社会的不断发展,人们对教育的重要性认知不断提高,高等教育日益兴旺、红火起来.在新课改要求下,高校不仅要改革教育教学,还必须要加强档案管理,做到处处留痕迹,事事有档案.在这种形势下,加强高校档案管理是大势所趋.
一、高校档案管理的作用
在高校管理中,档案管理属于综合管理的重要组成部分.
其作用主要体现在如下几个方面：
（一）对教育教学具有借鉴与参考作用.高校档案记录着学校发展、形成及变化全过程,贯穿了教育教学及组织管理各个方面,属于学校的重要信息资源.
（二）是管理教育教学的依据与载体.高校档案是在高校开展教育教学过程中逐渐形成的,属于第一手材料.高校发展的材料、教学先进经验、优秀学生的先进事迹报告等等,均是高校教育教学管理的依据与经验.高校档案记录着学校的全部活动,是教育教学的缩影.
（三）是高校文化的重要组成.高校档案属于教育教学的重要组成部分,对档案信息的依赖性逐渐增强,对维护高校合法利益、探索教育教学新方法及改进管理方式具有积极作用.
二、高校档案管理的现状及改革措施
（一）高校档案管理的现状分析.从高校档案管理现状来看,在管理过程中还存在一些问题,主要体现在如下几个方面：
1.管理意识薄弱；如今许多高校领导还没有正确认识档案管理的重要性,意识不强,认为高校工作重点在于科研、教学.因认识上存在误区,认为档案管理就是整理及装订文档,没必要投入人力、物力、财力.许多高校档案管理部门设施相对滞后,办公、库房及阅览都没分开,档案保护及现代化设备配置不齐全,对正常开展管理工作造成影响.甚至还有一些高校档案管理依然采用手工方式,劳动量大、速度慢、耗时多.管理人员常常忙于大量的简单重复性劳动,无暇顾及科研,更不要说现代化管理.
2.档案收集不全,整理不规范；从高校档案资料现在来看,很多学校档案的收集不齐全,整理不规范,比如有一些学校档案只有请示、无批复,有一些只有批复而无请示,无法反映事情的前因后果.还有一些高校重视文档档案,不重视声像、科技及实物档案.导致档案管理杂乱、无体系、不完整,甚至还有临时拼凑的材料.
3.管理人员业务素质不高；因许多高校不重视档案管理,为吸纳人才,就将档案管理视为解决人才家属的就业问题.甚至一些高校档案管理成为“家属收容所”“老弱残收容所”,无法保证管理人员的基本素质,影响管理水平.
4.档案的利用率不高；在高校档案馆中,档案的数量比较庞大,但是利用率不高.原因是档案意识不强,很多人认为档案就是资料而已,根本没用作用,甚至还有一些不知道档案机构；管理水平比较落后,档案的利用率不高；甚至有一些高校的档案馆藏比较单一,无法满足档案所需.在各种因素影响下,高校档案利用率不高.
（二）高校档案管理的改革措施.从管理现状来看,还存在各种不足之处,还需要结合新课改所需进行改革.笔者结合自身工作体会,提出如下改革措施和建议：
1.强化领导层的档案意识.高校领导必须要认识到档案管理的重要性,在全校掀起档案管理的认识,引导所有教职工参与进来,让所有人员意识到档案资源是提供准确、真实信息的依据.尤其在高校建设中,面对如今许多高校结构、规模及内部管理体制等种种变革要求,只有做好档案工作,才能够突出档案信息的辅助作用,所以需要具备主动服务精神.
2.加强档案队伍建设.要加强档案管理水平,必须要高度重视档案人才队伍建设.大力提高档案管理人员政治意识、责任意识及大局意识；为现有档案人员提供培育与继续教育的机会,提高其业务水平与工作能力；还要健全档案管理人才的引入制度,通过特殊优惠措施和制度,引入业务能力强、政治素质高及学历层次高、高技能的专业人才；定期开展工作核查评比,通过激励机制调动工作人员的积极性.
3.提高档案的利用效率.在新形势下,主动服务意识必须要体现在服务质量水平上.需要档案管理部门立足自身条件,以创新开拓精神探索、挖掘档案的利用价值.档案管理部门应该依据学校各部门工作所需,确定出内容选题,通过独立编研或者校内学术理论联合手段,对大量原始档案进行素材筛选、编排内容、考订真伪等一系列工作程序,最后还应该将有利用价值及珍藏价值的优秀档案推出来,编研成册.
4.加强档案的收集及整理管理.档案部门针对各种文件要制定出格式模板,严格要求各个职能部门按照模板制定文件,而不能够私自乱制模板.比如有请示、必须有批复；而且在收集档案时,不仅要重视文书档案,还必须要高度重视科技档案、实物档案及声像档案；在归档过程中,应该分类进行归档.时间编排和组卷装订,都必须要严格按照档案部门制定的要求实施,不符合要求的档案不得存档.
档案工作是高校质量的衡量标准之一.因此高校必须要分析档案管理中存在的问题,有针对性地采取改革措施,才能够更好发挥档案管理的作用,为高校科研、教学及管理服务.
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