办公室文书档案收集和归档工作分析,本文是文书档案类专升本毕业论文范文跟文书档案和归档工作分析和办公室相关函授毕业论文范文.
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事业单位的文书档案收集与归档工作是一种具有服务型特征和较强技术性的工作.文书档案是记录单位问题发生和解决全过程的原始资料,在办公室文档管理中占据着非常重要的位置.为了能够使文书档案能够发挥其最佳的社会服务效果,事业单位档案管理人员应当努力的保证文书档案的完整性和真实性,这也充分证明了档案的收集与归档工作的重要性.
一、办公室文书档案收集和归档工作管理的意义
文书档案中的收集和归档是我国的事业单位中档案管理工作的基础,同时也是档案管理的关键所在,是开展事业单位的文书档案管理首要内容.文书档案记载了该事业单位的重要发展过程,是单位进行重要决策的首要参考资料,其中的相关会议记录、决策的请示与审批情况、单位重要决策等内容,将对单位今后的发展有着决定性的意义.
二、办公室文书档案的收集与管理工作的现状
（一）工作人员对文书档案的管理意识较差.现阶段大部分事业单位内管理人员开始重视办公室的文书档案管理工作,但是从总体上看,办公室的文书档案管理仍然没有实现其应有的价值,从根本上分析其原因,主要是由于文书档案管理人员的素质较低,对文书档案的管理意识较差,尤其体现在档案的收集和分类等工作中,由于其业务能力的限制,导致部分事业单位在档案管理的分类工作上做得不到位,这也对档案的查询工作也造成了一定的困扰,需要花费更多的时间在档案信息的获取上.
（二）单位对文书档案的收集与归档力度不到位.现阶段,由于事业单位档案管理的不重视导致文书档案的收集和分类工作做得不到位,部分单位甚至出现文件资料缺损或丢失的情况.归档模式的不科学,导致现阶段仍然有单位采用文字资料的形式来存储档案,缺乏电脑信息技术在文书的收集与分类中.除此之外,文书档案的归档与收集流程不规范,文件资料分类混乱,不能做到资料的及时归档,文书档案的可靠性差,部分单位为了应付上级检查而采用模拟近几年单位数据的方式伪造文书资料,导致档案严重缺乏真实性与其历史性.文书档案的管理制度混乱,经常出现文件资料的断章、缺页等,还有部分文书资料缺少单位的公章、缺少时间资料等等.
（三）文书档案管理方式与技术落后.事业单位办公室的文书档案管理工作是现代化信息管理中的重要环节,但是大部门单位还在沿用传统的文书档案管理方式,采用人工的方式对文书档案进行收集和归档工作,在管理过程中存在着工作效率低下和管理不到位的问题.随着我国经济和技术的双重进步,档案的管理开始出现越来越多的种类,资料内容的广泛和信息来源的复杂,导致档案的管理工作也更加的复杂化,因此,这对档案管理者和管理技术提出了更高的要求,而传统档案管理方式对档案管理带来了一定的阻碍.
三、办公室文书档案的收集和归档工作管理的改进措施
（一）强化培训,增强文书档案管理人员的意识与知识.作为一名优秀的事业单位档案管理人员,不仅需要强烈的档案管理意识,还需要具备一定的专业管理知识与能力.针对办公室的文书档案管理人员,单位应当积极的组织相关技能培训课程来增强工作人员对办公室文书档案管理的灵活性和专业性,充分的利用最新的专业技巧和理论等知识来加强人员的培训.增强档案管理人员的职业道德,严格遵守操作的规章制度.档案的管理人员也应该努力并自觉地提高自身的专业素质和职业的道德水平.全面的了解和把握档案管理职位的要求,在此要求上努力的改正自身不足之处,提高自身的工作能力,做好本职工作,从而达到提高文书档案的收集与归档工作效率.
（二）完善文书档案的收集与归档工作管理制度.文书档案的管理人员必须要根据当前时展的实际情况来更新工作理念,并且对先进的档案管理模式和方法有一定的了解,帮助单位管理者创建新的管理机制,进一步的细化和明确文书档案的收集时间、归档范围、保管的期限以及相关注意事项,保证文书档案的管理高效性,并积极地参加相关培训和讲座等活动,增加日常管理工作的时效性.此外,事业单位应当设置专门的档案管理的岗位,依照相关的法则对文书档案的管理进行职责的分工,设置专门人员进行档案信息的录入、档案收集、核对和更新等一系列工作.完善档案的管理制度,以授权形式来约束档案借读和查阅等情况,增强单位信息的保密性质,防止重要信息出现泄漏情况.同时应当建立一个上下衔接的档案收集系统,来保证档案管理的工作落到实处.
（三）创新档案收集和归档的工作模式.传统的文书档案收集和归档工作存在着过于被动的问题,而且还容易导致资源的严重泄露情况.因此,事业单位管理人员应当积极对传统的档案收集模式与归档模式进行改进,采用一种主动收集资料的创新型的工作模式.首先,应当加强文书档案的管理人员与单位内各部门之间的联系,方便定期地进行单位内资料的收集和整理,档案管理的人员也应当进一步地加深对单位内部资料的历史性和重要性认识,避免在资料收集过程中的不真实情况.档案的管理人员需要具备一种创新意识,发挥现代的先进科技设备的真正作用.以前传统的档案管理都是采用的纸质印刷品进行资料的储存,但现在,计算机技术的进步促进了储存方式的改变,大部分的档案管理部门都是采用声像、光盘、磁介质等工具进行的资源管理,这就需要对归档的方式进行相关转变,以减少人工收集和整理过程中出现的失误.
（四）做好档案收集与归档重要性的宣传工作.在办公室文书档案收集和归档工作开展中做好相应的宣传活动是十分必要的.因此,事业单位在进行档案管理收集的时候注重实用档案编研和简报编制的形式扩大宣传力度,引导文书收集的人员在工作中提升自身的管理意识,更加积极地投入到收集资料的过程中,达成资料收集的一种宣传目的.扩大档案收集的宣传范围,利用多媒体技术在领导层与基层广泛的宣传,以此来严格的规范档案归档人员的工作责任感,引导单位定期地对档案室的资料进行核查,避免出现文档收集和归档过程中的等问题,以此提高文书档案的整体利用效率.
四、结束语
办公室文书档案管理工作对事业单位的整体发展有着非常重要的参考作用,因此,在进行文书档案的收集和归档工作中,事业单位档案管理人员需要强化培训,增强文书档案管理人员的意识与知识,完善文书档案的收集与归档工作管理制度,创新档案收集和归档的工作模式,并做好档案收集与归档重要性的宣传工作,才能够保证文书档案管理工作的有序进行.
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