高校后勤办公室提高服务效能,该文是关于办公室本科论文怎么写与几点思考和效能和后勤类毕业论文范文.
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摘 要：高校后勤办公室工作效率和服务效能的高低,直接关系到后勤部门的高效运转,进而影响高校整体后勤服务保障.为此,如何更有效地提高高校后勤办公室服务效能,尤为重要.文章从调整人和制度两大方面出发,通过提高后勤办公室人员的综合水平,提升思维和认识高度；增强服务意识、奉献精神；开拓创新工作方法,将传统模式与现公相结合；健全完善规章制度等几个方面着手,提出具体的策略,论述了提高其服务效能的有效途径.
关键词：高校 后勤办公室 人员 服务效能
中图分类号：F240；G64 文献标识码：A
文章编号：1004-4914（2017）08-213-02
高校后勤作为学校的服务保障部门,肩负着学校学科建设以及学生学习生活的全方位后勤保障服务工作.具体到后勤办公室,其工作内容不仅包含一般办公室需要完成的连接上下、协调内部,沟通外部、拟办文件、发放福利等工作.同时,其接到的任务多为突发事件,比较繁杂,具有多方位,多层次的特性.后勤办公室服务质量的好坏,服务效能的高低,直接关系到后勤部门的整体服务效率,进而影响整个保障服务的最优发挥.
当前,高校后勤办公室存在的一些问题,制约其服务效能的整体提高,进而影响后勤部门的高效运转服务.
一、高校后勤办公室当前存在问题
1.办公室人员的职业素养不高.后勤办公室的工作性质,要求这个岗位上的工作人员,要具备较高的政治修养和业务文化水平.但事实上,后勤办公室人员往往并不是纯粹的行政管理或秘书专业出身,有的也可能只是经过短期的岗前专业培训,对专业管理经验比较缺乏,在一定程度上制约办公室职能作用的高质量发挥.
2.办公室人员主动性不够,缺乏创新.后勤办公室的工作比较琐碎、繁杂.有些人员认为只要按部就班,按照领导的指示,循规蹈矩,完成本职工作就可以.没有统一的统筹规划,不能主动根据实际情况及工作要求等因素完善相关措施,不能积极主动地发挥创新精神.而随着高校的全面发展,办公室人员工作方法能否改变,思维方式能否创新,将直接关系到办公室工作的完成质量.
3.管理体制上,缺乏完善的管理制度.规章制度是完善管理体制的基础.规章制度的健全与否,直接关系到工作执行率的高低.当前,大多数后勤部门的整体管理制度比较完善.而专门针对办公室制定的规章制度还比较欠缺.办公室人员作为其工作的直接载体,其具体岗位职责分工的不明确,使得办公室整体服务效率降低.
如何提高后勤办公室服务效能,使其更好地发挥作用,成为提高后勤部门服务水平的关键所在.
二、提高高校后勤办公室服务效能的有效途径
1.全方位提高办公室人员整体素质.提高办公室人员整体素质需要从三方面着手：一是提高人员的政治思想素质.通过认真学习政治知识和党内法规,学习党的历史及优良传统作风,学习总书记系列重要讲话,深入领会其丰富内涵和核心要义.树立崇高道德追求,养成纪律自觉.学会从政治理论的高度去看、去想、去认识和解决问题,不断提高自身的政治理论水平.二是加强人员的专业知识学习,提高业务水平素养.通过不断加强文秘、管理、经济、法律、档案、现代礼仪等多方面专业基础知识的学习,提高业务能力与水平,更好地完成日常文稿撰写、协调、接待等工作?譹?訛.同时,确立终身学习的观念,广泛拓宽自己的知识视野.知识面的扩大化,在完成工作任务上将起到事半功倍的效果.三是加强人员对各类办公软件的使用能力.办公室传统的抄写,收发,已不能满足当前教育改革发展的办公现状.办公室人员还需要学习掌握多种办公软件,应用到日常工作中.同时,要熟练掌握复印机、扫描仪、投影仪等常用的办公仪器设备,以便更高效、快捷地完成办公室工作.
2.提高办公室人员服务意识、责任意识、团结合作意识.后勤办公室作为整个部门的中心枢纽,人员的服务意识、责任意识、团结合作意识是办公室工作能否高效完成的关键环节.当人员的综合素养得到提高,意识形态上的自觉性也将得到提升.
一是提高服务意识,办公室的工作主要是为部门服务、为领导服务.这既是办公室工作的根本出发点和落脚点,也是办公室工作的立身之本?譺?訛.要把服务意识融入到办公室工作的全部,贯彻工作始终,才能从真正意义上实现服务之本.
二是提高责任意识.增强办公室人员的责任感,遇事以部门大局为重,站在部门的立场考虑问题,遇大事不糊涂；同时更要关注工作细节,对小事、琐事亦谨慎.脚踏实地,严谨客观地完成工作任务.
三是提高团结合作意识.办公室人员作为部门内的一个小团队分支.必须要互相团结,而不是互相拆台,否则无法开展工作.在工作中,要通过紧密配合,发挥各自优势,取长补短,营造团结合作、和谐有序的办公氛围,高效地完成各项工作任务.
3.激发办公室人员创新思维,提高服务效能水平.
发挥创新工作思维,让部门的整体工作上传下达到最优,达到完美协作,是办公室工作的终极目标.试着通过加强部门办公信息化建设,建立部门年度工作台账,最终提高服务效能.
以××大学后勤基建部门为例,首先将部门年度工作按类别进行划分.可以分为重点工作、临时工作、信访工作、支部工作、工会工作5大类.
在这5大类工作中,分别进行细分,形成若干细项.总表如表1.
（1）重点工作,主要是指年初部门工作计划中明确提到需要在全年全力推进的工作事项.主要包括：配合学校层面的3项工作,即疏解思路方案、机构调整改革、内控制度建设.以部门为主推进的4项工作,基建管理、后勤管理、房产管理、附属卫校相关工作.
配合学校层面的3项工作,按照学校工作安排,将推进情况在总表中体现.以部门为主,推进的4项工作,由于涉及的细项比较多,在总表中无法进行各时间节点的进度显示.就需要以附件的形式进行精细表格划分.其中,①基建管理主要包括新建工程和修缮工程.新建工程根据现状不同,可用待完工、待转固、待评审3张细表,进行分类划分.修缮工程根据项目性质不同,用定额项目、12层改造2张细表进行划分.②后勤管理包括后勤服务改革、标准化建设、信息化建设工作.③房产管理包括物业服务、土地房屋档案管理工作.④附属卫校相关工作.由于②—④项工作,不是实时变化,可直接在总表中按月体现推进情况.
列举其中一张细表,如表2.
（2）临时工作,主要是指校内外临时转来需要部门*的事项以及部门内根据实际情况临时提议事项.即包括收文、发文、处内临时提议事项3类工作.同样因为事由较多,需要跟踪处理进度,在总表中无法进行进度显示.故,以附件的形式进行精细表格划分.（1）收文.根据批示结果不同,分为事项*和文件传阅2个细表来体现.（2）发文.根据*结果不同,分为上报校办和报其他部门两个细表来体现.（3）处内临时提议事项.可统列在1个细表内,按事由、推进情况体现进度（表略）.
（3）信访工作,主要是指校办转来或直接到部门,就基建、后勤、房屋管理方面,有问题咨询或需要处理的来信来访.
（4）党支部工作,主要是指党支部年度专题学习、实践活动以及生活会的开展情况.
（5）工会工作,主要是指以本部门为单位的工会小组,年度开展的各项工会活动以及参加校级工会活动的情况.
由于信访工作、党支部工作、工会工作内容不很繁杂,均各以1张细表实时记录体现.此处不再列举细表.
通过5大附件（内含若干细表）对总表进行支撑,形成系统工作台账.
工作台账的建立,不仅可以适时更新、随时掌握各项工作进度；还能使部门人员方便、快捷掌握相关工作完成情况.从而使办公室的协调能力得到提升,服务效能得到提高.
4.完善管理体制,建立健全规章制度.办公室工作处于管理与服务互相及交织状态之中,因而办公室人员要时刻坚持管理就是服务,管理就是效益的原则,严格按规章制度办事,寓管理于各项服务工作之中?譻?訛.这就要求建立健全规章制度.制度是管理的根本保障,管理是制度的实践体现.规章制度的制定,不单单要明确岗位职责及岗位任务,规范工作内容；还必须遵循科学性、系统性、全面性、稳定性的原则,以使办公室这个有机整体形成最大合力,高效、高质、高速、低消耗地完成自身所承担的工作.
建立健全规章制度的同时,还要建立奖惩长效机制.一方面,对在做好本职工作以外,发挥工作热情、创新工作模式的办公室人员,要从精神上和物质上给予双重奖励.有些时候,精神上的奖励,对人员而言,具有更高的无形价值.而对于工作态度散漫,应付了事的人员则要做出相应惩处.另一方面,必须保证该奖惩机制的长效性,该机制要长期执行,才能从根本上,充分调动人员积极性,激发人员创造性.将规章制度与奖惩机制双管并用,对提升办公室人员整体服务效能具有重要作用.
三、结语
总之,随着社会的不断进步,高校教育事业的不断发展,对校内服务部门的要求日趋提高.后勤办公室工作质量、服务效能直接反映出后勤部门的综合服务能力.只有通过不断提高后勤办公室的服务效能,才能使后勤服务部门的工作效率得到更高的提升.
注释：
?譹?訛王眉.博学慎思明辨笃行——浅析如何提高高校办公室人员工作水平[J].科教文汇,2010,09（上）：184
?譺?訛杨梅.关于如何做好办公室工作的几点思考[J].科技视界,2013（29）：231
?譻?訛苏兆成.对高校办公室人员树立服务意识的思考[J].黑龙江教育,2006(01-02)：54
（作者单位：首都医科大学后勤与基建管理处 北京 100069）
[作者简介：第一作者：安婧,女,首都医科大学后勤与基建管理处办公室管理人员,助理研究员.通讯作者：董洪艳,女,首都医科大学后勤与基建管理处副处长,高级工程师.]
（责编：若佳）
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