新时期高校档案管理模式的电子信息化,本文是电子信息化方面有关论文参考文献范文跟档案管理和电子信息化和高校有关论文参考文献范文.
电子信息化论文参考文献：
文/郑州澍青医学高等专科学校 武晓艳
【摘 要】高校的档案管理随着当今科学技术的发展已经逐渐进入到信息化的流程中来,尤其是在馆藏档案、目录数据库方面和电子文档的设计建设.伴随着信息化的不断发展,高校在档案管理方面也提升了认识,强化管理技能,加强在此方面的投入.在新时期,高校的档案管理模式还需要走向电子信息化,走向共享资源,以下就对此进行更为详细的分析,希望能够对高校的档案管理工作起到积极的促进性作用.
【关键词】新时期；高校；档案管理；模式；电子信息化
高等院校的档案管理工作,正在走向现代化发展的道路,为了能够加快档案工作的建设,保障信息化建设和校园建设的同步,需要对现代教学档案管理工作进行多方面的筹划,进行多方面的监督以及反馈,还要在每一个环节上都做好改进的工作,这是高校管理当中非常重要的组成部分,同时融汇相关高校管理当中的内容.以下对高校档案管理工作模式的信息化进行分析和研究.
一、高校档案管理信息化的必要性分析
伴随着高校不断的发展,学生规模的扩大,高校的档案管理工作也日渐复杂,这样就需要管理人员探索出新的路径,改变传统的管理方式,提高对档案管理的效率,让学籍档案管理和教学档案管理及其他方面的档案管理都能够进入到有效的环境当中,实现高效的管理目标.其中档案信息化管理是伴随着信息技术的不断发展而出现的,数字化档案管理能够让资料更快地进行归档,在查询使用方面也更加便捷,让人足不出户就能查找到所需信息.高校的档案管理向着电子信息化方面发展中的关键点是让高校档案管理数字化成果能够满足多方面对资源的利用需求,这对于高校的继续发展有多方面的意义.网络化管理在收集和保存上不再利用人工的方式,能够减少一些错误事情的产生,还能够对于实现资源的共享起到非常积极关键的作用.让数字化档案成为一种无墙界的档案,不仅使文件在保存期间能够进行有效利用,还可以促进信息资源的有效流通.
二、高校档案信息化建设的原则
在高校的发展过程中档案管理信息化的原则主要参考以下几个方面：首先,全局性的原则,档案管理信息化的建设需要在高校信息化建设的总体规划之内,和学校有着共同的发展步调.其次是标准化的原则,每一类标准都需要制定相关的标准细则,在信息化背景下的使内容可以被共享.然后是经济适用性的原则,该项原则需要将建设标准和本单位的实际情况结合在一起,以期达到用更加小的投入得到更大的效益.最后是安全性的原则,这个原则之下需要采用必要的保护措施,以保障信息管理的安全性和可靠性,保障数据被共享的同时,保护内容真实稳定不被泄露.
高校的档案管理信息化工作是学校信息化建设的重要组成部分,也是由传统方式向着现代化方式的过度.如果只是进行教学管理和教学实践等方面,是远远不够的,还要将学校的行政运转、学校的重大事项及学生管理的相关内容记录下来,并且使用不同的声像方式以及图表和文字等等进行记录,这些记录不仅是见证学校发展的历史,也能够给学校的未来发展带来参考,带来更多的启示.档案信息使用的主体非常多,传统的人工操作的方式已经不能满足现有的利用需求,更不能适应现代化的发展原则.因此要想实现大容量的存储,要实现教学管理内容的集中化管理,尽可能多方面、全方位反映教学活动,包括教学计划、教学大纲、课堂内容反馈等等.在日常的管理中,材料档案收集不全面,查找相关内容时,找不到材料会降低利用效果.信息化管理可以收集更多的资料,更全面细致地反映学校的具体情况,能够改变传统的管理方式,使数据、网络以及智能化技术在工作中能够得到非常普遍的应用,提升信息资源的使用程度,使教学管理、行政管理的效率得到提升的同时,档案管理水平也得以提高.
三、高校档案管理信息化的安全措施
在高校档案管理的过程中存在一系列的安全性问题,传统的档案管理方式所考虑的问题都是“七防”或者“十防”的问题,但是在现代化的档案信息管理过程中就需要更多地考虑到网络的安全性以及档案信息管理的安全性问题.引起不安全的因素有很多,主要有人为性的操作失误,还有设备引起的故障以及计算机连接网络之后出现的病毒故障,更有的攻击,这些都能够引起严重的秘密信息泄露问题.高校在这方面还需要强化管理,严格落实各方面的制度,提高对信息档案的安全关注力度.首先,培养专业的工作人员对计算机进行操作,提高安全意识,采取成熟的档案管理模式和严密的档案管理流程,落实到具体的责任人,建立起严格的监控机制,同时使用更多的网络安全保护措施,只有这样才能够保证网络安全.其次,不断提高每一个人员在信息保护方面的保护意识,减少人为性失误的产生,降低信息泄露的危险,让不安全的因素能够降到最低.安全措施需要每一个人都做出相应的努力,检查和防范一个都不能少.做好防御工作,做好检查工作,争取能够在每一点上都减少风险发生的可能.
四、档案管理技术升级
（一）档案管理技术是信息化的代表,信息化建设在技术方面需要数字化的档案收集方式.档案的收集主要是通过计算机网络管理来完成的,高校在网络建设过程中已经获取了一定的成果,使用数字化进行文件的归档也是一种比较快捷的方式,可以让每一个学员都对自己的文件进行整理,在文本文件形成电子文件之后做好校园网络的备案管理,可以集中的下载和保存.
（二）数字化档案的保管.数字档案是一种应用载体,档案的存放由以前的柜台式存放变成了数字形式的存放,在保管的过程中要不仅要让档案使用更加方便,还要使存储介质的可读性更强,同时做好定期检查,以免发生信息丢失的现象,还要关注档案是否会被非法的窃取.
（三）数字化档案的使用.数字化档案的使用是档案保存的目的,文件的制作以及档案的管理都需要利用专业的档案管理软件.那么在进行文件的创建过程中需要通过一定的平台加以实现,让文件的主要内容包含文字的索引以及文号、提名等等都固定在档案的编号上,方便后续的使用.加强对档案管理软件操作技术的培训,提高档案管理技术水平,使可利用的档案在数量和质量上都得到大幅提升,让软件在高校档案数字化管理的过程中能够发挥出积极的作用,另外对此方面的专档案管理人员也要进行培训,不仅了解档案管理数字化意义,还要学习相关知识,不断的夯实自己,不断的深入学习,只有这样才能够应对电子信息技术所带来的挑战.档案管理工作的信息化发展需要学校投入较多的资源,建立起一支具有高素质和专业性的队伍,强化技术设备的操作.现代化技术的复杂性应对主要就是让多方面的软件运行能够在可控的范围内实现自己的作用,减少风险的产生,提升安全性.做好多方面的协调性工作,给数字化档案管理提供多方面的支持,不是仅仅依靠个人力量的问题,要结合多个部门,多个人员的财力,学校要提升人员上、财力上和技术上的支持,让档案管理工作能够在信息化的发展过程中有更多更好的结果.强化信息安全的关注力度,信息安全是当前信息技术使用过程中的关键,高校的档案信息管理包含的信息是多个方面的,因此对于存在的风险需要进行逐个的分析,摒除风险,建立起信息系统密匙以及防火墙等等,强化登陆系统的身份验证,让高校的信息化档案管理系统能够在多方面的关注下被更为安全的使用.对于其他学校或者单位出现的问题还需要进行细致的分析,引以为戒,争取不在本校出现,以此防止出现更多的损失.
五、结束语
综上所述,本文对新时期高校档案管理模式的电子信息化进行了分析和研究.档案管理以及电子信息化的发展是当前发展过程中的关键所在,也是学校走向现代化,与时俱进的措施,那么在此过程中就需要对档案管理的信息化相关流程进行分析,提升管理者的意识,了解信息安全和信息使用,数字资源分享等等有关的知识,这样才能够达到有效使用的目的.
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