高职院校招生档案的保密和利用,本文是高职院校参考文献格式范文和高职院校和档案和保密有关论文范文数据库.
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【摘 要】在具体实践活动中,高职院校招生档案管理具有两大问题,即“重机密,轻利用”“重利用,轻机密”,这两大极端问题必然会对档案管理工作的顺利开展带来一定的干扰,合理、规范地处理档案的保密和利用关系,基于遵循保密的条件下尽可能地发挥利用价值,是高职院校招生工作能够顺利进行的一个根本条件.
【关键词】高职院校；招生档案；保密；利用
一、高职院校招生档案保管过程中的保密工作
（一）构建法律政策新环境.按照我国《档案法》规定及招生工作具体要求,颁布与招生涉密档案相关的一系列管理条例,例如翻阅政策、外借规定、复印政策、保密条例、销毁规定等.遵循实际需求,对各个层次的利用工作者明确相应的利用范畴,明确不一样的审批流程,无论是谁,均无权随意阅览；从上至下构建严谨、有效的监督条例,完善不同岗位的具体职责,全面掌控,动态性调整,真正确保招生涉密档案管理工作的顺利进行,且使其凸显出精准性、及时性、全面性等特点.
（二）及时改变档案涉密度.招生档案在保管期间,其涉密度并非绝对固定的,而是伴随着时间的变化、招生工作的实际需求而进行调整的.招生档案管理工作者需要全面遵循《保密法》的具体规定,基于增强认识、提高协调能力的条件下,认真落实涉密制度、遵循涉密内容管理标准的要求,保障有法必依、执法必严、违法必查；积极面对上级保密机构的监督管理,认真做好招生档案的核查鉴别工作,合理调整招生档案开放利用度,促使招生档案管理工作能够朝着规范化、专业化、标准化的方向转变.
（三）增强招生档案管理人员专业水平.随着时代的发展,招生档案保密内容也在持续增多和更新,对此,档案管理工作者一定要具备较强的政治素养、崇高的职业操守,并以此为基础构建高水平的服务理念,在岗位中尽职尽责,积极工作,恪守岗位原则,确保机密安全不泄漏；同时也需要构建较强的保密观念,形成认真、积极的工作态度,经手处理的招生档案材料一定要完整、具体,确保手续完成、各个环节链接到位.
（四）增强库房硬件设施监管效率.对于高职院校各类档案库房来说,一定要遵循国家的相关政策规定进行专业设置,确保单独运行,不过招生部门一般没有库房保管条件,通常是随便堆放在一间办公室中,将其设置成“招生档案库房”.站在档案保密度的层面进行分析,绝密文件需要和非绝密文件单独存管,需增设保险箱、防盗锁等,禁止将库房设立在办公楼的最下层,其门窗一定要单独固定,且库房一定要和办公室保持一定的独立性,招生保密档案库房需要交给专人管理,同时需要颁布严谨、全面的库管规章条例,不相关人员禁止随便出入.由硬件设施等存管条件方面来分析,务必要增强招生保密档案的安全度.
二、高职院校招生档案利用过程中需要注意的事项
（一）认真鉴别档案保管期和保密期.按照招生工作的具体要求来看,认真鉴别档案保管期和保密期是非常重要的一项内容.准确研究、区分招生档案材料的实际价值与历史价值,有效地表现出招生档案的保管或保存价值,进一步确定其保管期.
（二）健全档案利用中的监督条例.对于档案利用监督来说,属于招生档案利用期间的一项保密管理活动.在利用过程中,需按照不同利用对象的各个动机,了解其心态、思维变化,增强重点监护效率.同时也需要全面宣传、强调利用档案的政策和规章条例,经常和利用者进行互动,了解其利用动机；能够动态化地进行全面监管,让所有利用者都处在有效的监督范围内；进一步研究利用者的具体变化与利用成效,多审查被利用的材料或档案,持续优化利用登记的监管政策,关于损毁招生案卷的违规现象,需要尽快上报,确保能够尽快查明,避免出现更大的损失.
（三）及时颁布涉密档案管理措施.在持续改变档案涉密度的过程中,关于之前将纸质卷宗或考生电子档案混合存管,引起机密泄漏等问题,能够通过分层管理的手段,对之前一些混在卷宗中的机密档案进行原封不动的处理,在普通查档过程中仅需明确相关内容,无需提供涉密档案的原件；对涉密档案单独存管,真正规避了机要和非机要档案的混合存管现象.并且,需根据招生档案内的卷宗密级设计录目或卡片,构建机密卷宗统计台账、存管位置索引,实施科学、规范的管理,全面操控,增强保密安全度,确保档案利用期间的保密工作能够顺利开展下去.
三、高职院校招生档案的利用途径
（一）积极处理安全保密与开放利用的相关性.对于招生管理部门来说,务必要扭转之前“重保管、轻利用”“利用度小”等保密理念,需遵循“保、放”相统一的管理原则,积极处理保密和利用的关系,主动做好对社会、考生信息的披露工作,构建开放档案的社会化政策,进一步突显出招生档案的潜在价值,在维护学校利益、考生正当权益的基础上披露开放档案；在档案利用提供服务的过程中,不单要积极主动,同时也需遵循保密规定,只要是涉及招生过程中存在保密要求的文件一定要认真保管,不可出现泄漏或损毁问题.
（二）安排好档案开放前的检查工作.这一环节是开放招生档案之前的一个核心过程,其作用是及时、有效地确定招生档案的开放和控制利用范围.相关工作者按照政策规定,对开放期的招生档案进行全面核查,明确开放和控制利用范围,然后通过相关领导按照具体核查结果,进行利弊分析,然后综合判断,最后确定答复结果,科学、及时、合理地开放招生保密档案.
（三）安排好档案开放前的整理工作.这一过程是增强开放招生档案的内在质量的必要条件.通过固有基础,给予全面整理,实现分类管理、组卷清晰、编目具体、排列完整等目的；构建完善档号,需满足开放后检索和存管等具体规定；明确各类检索工具,使相应的检索工具能够慢慢地变成以重要性检索工具为核心,以根本性检索工具为辅助,以阐述性检索工具为关键补充的检索工具系统,确保检索手段的全面化发展；对宝贵、机要的招生卷宗,需通过摘录、复制、拍照等手段进行复印,使档案副本完整存管.
（四）增强招生档案的完整性.在处理招生档案开放中的保密工作期间,也需遵循招生档案存管原则,确保完整、安全,不可由于温度、湿度等消极因素而导致文件损毁,对已经出现损毁的卷宗需要尽快修复；确保档案安全、完整,不可由于工作马虎而导致卷宗丢失或遗漏,不单要确保档案材料的安全,同时也需确保内容完整；确保档案开发利用工作能够顺利进行下去,档案排列一定要规范、科学,实现有目能查的目的.
四、总结
在高职院校的管理工作中,招生档案管理是一项重要工作.它是高职院校长期以来积累的一个重要资源,属于学校的重要财富,一定要给予珍惜与重视.利用招生档案管理,高职院校能够颁布全新的科学管理方针,同时借此机会在档案管理部门进行专业技能培训,帮助相关工作者掌握现代化档案管理技术,使大家能够更积极地参与到档案管理工作中来,以此促进高职院校招生工作能够顺利开展下去.当前,高职院校在我国相关政策的引导下不断发展,对此,其开展档案管理现代化体系是非常重要的,特别是在信息化管理方面的发展,也是一个重中之重的发展方向,增强高职院校招生档案管理质量,具有一定的现实意义与实践意义.
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