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加强高职院校计划生育档案管理策略研究
欧铁梅
【摘 要】高职院校的计划生育工作主要是针对学校的教职工和广大的学生群体,做好高职院校的计划生育档案管理工作,是做好高职院校计划生育管理工作的重要前提.当前高职院校在计划生育档案管理方面还存在一些问题,本文就这些问题进行分析,探究高职院校计划生育档案管理的有效途径,为高职院校计划生育管理工作提供思路参考和经验借鉴.
【关键词】高职院校 计划生育 档案管理
一、高职院校计划生育档案管理的重要性
在计划生育政策推行的整个进程中,档案管理发挥着重要作用.高职院校的计划生育管理关系着广大高职院校校内计划生育工作的有效实施和记载,对于我国计划生育的整体工作具有一定的指导意义.校内学生和教职工的计划生育情况数据也是我国人口和计划生育政策调整和改革的重要依据之一.
二、高职院校计划生育档案管理工作中存在的主要问题
(一)重视度不足,档案管理工作滞后
当前,高职院校对于校内计划生育档案管理工作中存在的突出就是学校对于这一管理工作的重视度不足问题,很多高职院校几乎没有设立计划生育档案管理部门,其教职工和学生的计划生育情况记录多是由当地的街道计划生育服务机构着手进行,高职院校本身缺乏校内专门管理计划生育档案的机构设置和人员安排,导致高职院校计划生育档案管理工作滞后,对教职工和学生计划生育管理和记录不全面,影响了我国全面的计划生育工作的开展.
(二)国家财政投资不足,政策法规不完善
我国的计划生育部门尤其是基层计划生育部门的计划生育档案管理相关机械设备比较落后,管理不善.出现这种情况的主要原因之一就是国家财政对于高职院校计划生育部门的投入经费有限,也没有制定相关的政策法规来保障高职院校基层计划生育部门的规范发展,高职院校管理部门缺乏资金支持,就没有改善其管理能力的经济支持和动力,难以实现高效管理目标.
(三)档案管理方法传统,管理效率低下
目前,我国大部分的高职院校计划生育档案管理部门使用的计划生育档案管理设备很陈旧,偏远落后的山区及经济不发达的地区的高职院校主要还是利用人力进行管理.人力管理容易造成信息档案的归档次序混乱,查找不便,造成档案损坏及遗失,管理效率低下,当地计划生育管理部门及国家计划生育部门也不能全面系统地掌握地区高职院校计划生育管理的具体情况,不利于计划生育政策的调整和改革,不利于我国根据实际的人口发展情况制定新的计划生育政策.
(四)缺乏计划生育档案专业管理人才
目前,大部分高职院校计划生育管理部门对于计划生育档案的管理人员要求不高,把档案管理人员看成是普通的文员,他们不需要掌握很多的专业技能,有的管理人员甚至就是仓库的管理员,对于自己所管理的计划生育档案信息一窍不通,因此,他们对于档案的管理很难做到有效的编排分类,造成档案的混乱归类局面.我国不乏高素质的管理人才,但是高职院校计划生育档案管理对于人才的任用上没有严格要求,也没有意识到管理人才的重要性,在人才的待遇上也有所忽视,导致人才流失,不利于高职院校计划生育档案的高效管理,阻碍了高职院校计划生育档案管理职能的发挥.
三、高职院校加强计划生育档案管理的有效措施
(一)学校提升重视度,加强计划生育档案管理工作
作为高职院校的管理者,要明确当前高职院校加强计划生育档案管理工作的必要性和迫切性,从而不断提升计划生育档案管理工作的重视度.在日常的校园管理中增加和完善计划生育档案管理,为广大教职工和学生群体提供全面的计划生育档案管理服务,保证学校计划生育档案统计信息的完整全面,为地区计划生育管理工作助力.
(二)加大管理投资,完善相关法规
要加强高职院校的计划生育档案管理工作,除了要高职院校自身不断提升认识和采取措施外,国家计划生育部门也要积极提供助力.首先要完善高职院校计划生育档案管理的相关法律法规,为高职院校计划生育档案管理提供规范和依据,其次,要加大高职院校的计划生育档案管理专项资金投入,解决高职院校在计划生育档案管理工作中的设备引进和人员任用问题.
(三)实行信息化管理,提升管理效率
当前信息化管理已经成为一种新型高效的管理方式,高职院校要提升计划生育档案管理效率,实现信息化管理是有效途径之一.
今年以来,山东职业学院校内计划生育服务中心通过加强专业培训、制度管理和动态监管,实行校内计生档案电子化管理.档案管理电子化,不仅使校内计生工作人员能够及时掌握学院最新工作动态,让学院计生主任少跑腿,还避免了以往纸质计生档案保存期有限、容易散失、不易查找等缺点,提高了档案的可利用性,进一步提升了基层计划生育工作的信息化、规范化服务管理水平.该学院通过开展档案电子化管理专题培训班,分别从计生业务、电脑操作、档案保护、档案利用和电子文书管理等方面进行培训,强化档案管理法规宣传教育,增强学院计生主任的档案法制意识和思想认识.经过培训,校内计生主任特别是部分年龄较大的村计生主任的业务能力和计算机操作水平得到显著提高.此外,学院还将基层计生业务进一步细化,分为党政重视、计划统计、技术服务、流动人口、协会工作、药具管理、宣传教育、依法行政、分娩补助等类别,制成电子档案目录.学院计生主任根据目录分类整理档案.校内计生专干每月最后一周定期审核,并将审核结果计入学院年终考核成绩,确保形成制度化、常态化措施.将学院分成几个主要片区,学院计生工作人员担任片长,负责审核各自片区学院的电子档案,查找各片区电子档案存在的问题和遗漏环节,并将所有问题标记,与学院计生主任对接,指导各片区计生工作人员及时整改,补充电子档案.
该高职院校计划生育档案的信息化管理大大提升了计生档案管理效率,值得推广学习.
(四)组织相关培训,提升管理人员工作能力
现阶段,高职院校计生档案管理人员综合素养有待提升,高职院校可以通过组织培训的方式来提升管理人员的工作能力.各地区的市卫生计生局可通过组织在高职院校开展基本公共卫生服务校内健康档案管理、组织管理、绩效考核培训等形式开展计划生育档案管理工作人员的专业管理能力.
培训中,可以通报各个季度或上一年度高职院校的绩效评估整体情况,列出和分析高职院校各项目主要指标排名和优劣势.进行校内计生管理工作人员健康档案管理的授课,介绍新旧服务规范的区别,从服务对象、服务流程、服务内容、服务要求、工作指标等方面,系统阐述了高职院校计生工作健康档案管理项目的工作要求和方法.授讲绩效评估的方式、方法、指标和要求等,并以组织管理为例,详尽阐述了绩效管理流程和内容.
要提醒校内各卫生计生局、各相关医疗卫生单位提高认识,加强组织管理；要强化督导,注重问题整改；要加大宣传,提升居民知晓；要落实经费,做好资金保障；要加强培训,提升业务水平.高职院校还可以开展其他项目的培训,以进一步巩固工作成果,提升业务水平,扎实开展好高职院校基本公共卫生服务项目工作.
四、结语
高职院校的计划生育档案管理是我国计划生育管理工作中的主要组成部分,当前高职院校在计划生育档案管理中还存在一些问题,需要高职院校不断加强认识,采取积极措施,实现计划生育档案管理工作的高效目标.
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（作者单位：湖南财经工业职业技术学院）
作者简介：欧铁梅（1970-）,女,湖南衡阳人,高级政工师,研究方向：计划生育.
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