中职学校财务档案管理工作探析,该文是中职学校专科毕业论文范文与档案管理和财务和中职方面硕士学位论文范文.
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摘 要：学校的财务档案是记录和反映学校运作管理的重要历史资料,也是组成学校档案的重要部分.财务档案的真实性、完整性和准确性,对于学校财务档案管理的质量以及教育事业的发展都有直接的影响.随着社会的不断发展,本文分析了财务档案管理的重要性,正视管理中存在的问题,改进管理工作方法等方面,以适应中职学校稳定向前发展的需要.
关键词：中职；财务；档案；管理
中图分类号：F233 文献识别码：A 文章编号：1001-828X(2018)010-0275-01
一、加强财务档案管理的重要性
中职学校的财务档案是对自身的运作管理活动进行全面、系统的核算与监督的产物,是一种在运作管理过程中的必须的记录材料.中职学校可以根据各个时期所生成的财务档案按照一定的要求进行总结,对学校各个阶段的运营状况有一个直观的反映,对于学校在此后的发展有着非常重要的监督功能、指导价值与推动作用.在中职学校的发展过程中,财务工作必须是重中之重,只有有效地处理好了财务工作,学校才可能稳定地持续发展下去,而财务档案正是保障财会工作有序开展的一个重要的环节,财会人员可以根据近些年来学校在运行过程中各项资金的具体使用状况,制定详细的规划,并查出出现问题的原因,从而为单位的财务工作提供有效的依据.
二、财务档案管理的现状
1. 财务档案管理意识淡薄不够重视
财务档案管理意识淡薄不够重视,这是中职学校财务档案管理工作当中一直存在的问题,也难以改进的问题.目前职校在财务档案管理中,普遍面临人员不足、工作量大等情况下,加上学校经济业务多样化的进步发展,财务档案管理包括多个部门协同管理,造成更加繁重的档案资料收集任务,导致档案资料难以完全收集、整理,以至于没有条理的现象经常出现.实际工作当中,大部分职校财务部门,无法根据要求将会计档案及时移送给档案管理部门.例如,存在会计账簿已经超过归档期限多年仍未进行归档处理的现象,甚至还有会计档案资料已到达销毁期,仍未曾进行建档管理.
2. 财务档案人员专业知识有待提高
从目前的实际财务档案管理情况来看,很多中职学校根本没有专职的档案管理人员,绝大多数都是财务人员来进行管理,这些人未曾针对档案管理活动接受过专门的培训,对业务情况不熟悉,缺乏档案管理工作经验.对财务档案的归档范围和标准不清楚,不懂得档案的基本操作规程,使得整理出来的财务档案案卷质量不高,装订不规范,难以保证档案的完整性和安全性,再加上财务工作的工作量特别大,无暇顾及档案管理活动.有的学校虽然有专门的财务档案管理人员,但是在信息化大潮的冲击之下,自身不具备一些档案管理软件的操作技能,甚至连最基本的图文处理工具都不会,没有办法胜任复杂的财务档案管理工作.
3. 财务档案管理过程不规范
由于财务档案管理的特殊性和管理者的忽视,很多中职学校在管理的过程也存在很多不规范的现象,绝大多数中职学校没有根据自身的实际情况建立起相应的管理制度,在具体的管理过程中,也存在很多不到位的情况.例如说在管理的过程中,没有检索工具和纸质档案,很多情况下,电子档案和磁质档案以及纸质的档案没有做到同步；在档案鉴定完成之后,需要销毁的档案因为各种各样的原因均不能按时销毁,这些都是由于管理过程不规范而出现的问题,也是缺乏有执行力的管理制度所形成的问题,亟须整治.
三、加强财务档案管理的措施
1. 提高档案管理人员的整体素质
财务档案管理人员的整体素质直接决定财务会计信息的质量.因此,职校必须加强财务档案管理队伍建设,提高其整体素质.应培养财务档案管理人员事业心与责任感,发挥其积极性、主动性,从而提高他们的管理能力.作为财务档案管理的首要责任人员、管理人员,对财务档案的规范化管理程度,直接影响了其后的档案管理质量和使用价值.所以,现阶段必须要提高档案管理人员的管理素质,一是要强化他们的责任心,使他们在思想上认识到财务档案管理的重要性,其次就是要完善他们的工作技能,提高他们的管理水平,适当引入计算机信息技术专业的优秀人才,并鼓励其进修培训,使之尽快适应财务档案管理工作.同时,对财务档案管理在职人员进行针对性的培训,更新其知识结构,提高其综合业务素质.
2. 改善管理设施和提高管理水平
加强财务档案信息化建设,提高财务工作信息化的程度,可以为其后的财务档案管理工作打好基础、提高财务档案的利用率,能更好地提供档案服务.职校要重视财务档案管理信息化的建设工作,增强对财务档案管理软件的开发,使档案管理工作的整个流程能利用信息化的平台来实现.比如开发带有财务档案管理或能与档案管理软件完美接轨的财务软件,保证可以使财务人员在进行做账的同时保存财务资料、影像,上传到软件当中,自动生成账务附件,档案管理者可以通过搜索凭证编号、项目名称、经手人等信息获得有关财务资料,将其提供给查询者,还可以按照实际情况授权给部门负责人以及经费负责人员,打造财务资源信息平台,实现财务数字化共享目标.
3. 完善财务档案管理制度
进一步完善财务档案管理,加强对财务档案管理工作的领导,实现一把手负责制,制定有效的财务档案管理和相关的管理制度,按照中职学校规模设置专职管理人员和管理人员及工作范围与责任,做好财务文件资料的整理、归档工作以及对财务档案管理、查阅、登记等工作,实行财务资料保密和保管工作责任制；建立和完善档案管理网络,保证财务档案妥善管理、存放有序、便于查阅,避免损毁、泄密.
四、结语
总之,目前的中职学校财务档案管理部门应主动采用多元化的途径来对财务档案管理人员的业务进行培训,打造一支高素质高水平的财务档案管理团队,改变财务人员队伍知识结构单一的情况,增强财务档案管理人员技能培训的力度,提高财务档案管理人员的专业知识水平,使中职学校的财务档案管理工作能够告别以往的那种陈旧的管理方式及理念,能够使用现代化的档案管理方法和信息化手段高效、科学的实现对中职学校的财务档案管理工作,从而促进中职学校稳定向前发展.
参考文献：
[1] 王丽. 浅析现代电子档案管理中存在的问题及对策[J]. 数字通信世界,2017(12).
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