信息时代高校学生档案管理模式探究,本文是档案管理方面论文范文素材与档案管理和信息时代和高校学生类硕士论文开题报告范文.
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【摘 要】随着我国互联网信息化技术的广泛应用,我国高校学生档案管理模式也发生了较大的变化,同时也融入了较多信息化元素.在这种情况下,就有必要立足于信息化环境来对高校学生档案管理模式进行全面的分析与探讨,具体提高管理工作的有效性.本文先阐述了信息背景下高校学生档案管理模式存在的各类问题,从提高管理人员的信息化档案管理意识、明确档案信息化系统的具体内容、优化与改善实际的档案管理制度、加强对学生档案信息的深度应用四个方面,深入全面的探讨了信息时代背景下高校学生档案管理模式的改善对策.
【关键词】信息时代；高校学生；档案管理；管理模式
在我国高校教育体系的不断改革过程中,很多高校都在贯彻我国关于高等教育的扩招政策,使得高校学生的数量不断增加.这也使高校学生档案信息变得非常庞大,给学校的学生档案管理工作带来了较大的压力.而将信息化技术融入学生档案管理中以后,能够直接打破传统的纸质档案管理,显著提高了具体管理工作的效率,同时也能够保证各项档案信息可以得到有效的应用.但就当前我国各个高校在这方面的实际情况来看,还有相当一部分高校并没有在学生档案管理中充分发挥各类信息化技术的价值,使得实际管理工作变得比较紊乱,有必要就信息化时代来对学生档案管理模式进行全面的分析.
一、信息时代高校学生档案管理模式存在的问题
（一）管理人员的信息化档案管理意识不足.学生的档案管理工作相比较来说,具有滞后性、潜在性、隐藏性等多个方面的特点.这也使得学生档案管理的价值很容易遭到忽视,使得高校领导在学校管理过程中基本上不关注学生档案管理这个模块.这也使高校学生档案管理人员的专业素质水平一直都很难得到较好的保障.一些档案管理人员自身并没有较高的信息化意识,甚至在档案管理方面也缺乏必要的法律知识,造成了很多学生档案在统计与整理过程中出现了较多不规范的地方.比如一些档案在传递过程中并没有完全密封,甚至没有将档案袋交给本人进行传递等；再比如说,在学生信息的信息化录入过程中,档案管理人员并没有真正认真审核每一个信息,很容易造成一些虚假信息进入到信息化系统中.一旦信息化档案系统的源数据出现错误,那么就会直接影响后续学生档案信息的使用.
（二）信息化档案管理的内容不统一.虽然我国大部分高校都已经推行了学生档案信息化管理系统,但在具体管理内容方面却很难统一.对于高校来说,信息化系统只是为了提高学生档案管理效率的一种工具,同时也能够显著节省管理成本,并没有真正明确信息化管理的价值.而当前存在的管理内容不统一情况也使得各个高校的学生档案信息化管理系统很难实现信息资源共享,同时也不利于学生档案信息化管理的规范化与体系化,必须要在下一步发展中进行相应的改善.
（三）具体档案管理制度存在紊乱.由于在长期发展中我国多数高校并没有充分重视学生档案管理工作,因此相当一部分高校在档案管理制度方面都存在显著的紊乱情况.这也使得学生档案信息化管理的各项工作内容都显得比较随意,很难得到全方位的监管.特别是多数高校都没有构建相对完善的档案管理目标责任制,无法在信息化背景下较好的约束每一个档案管理人员的行为,使得高校学生档案管理融入各类信息化技术的时候,很难保证其最终成效.
（四）对于学生档案的利用程度还非常有限.就当前我国各个高校对于学生档案的信息化管理现状来看,多数高校都没有针对学生档案信息进行深度加工,只是将信息化系统当成了学生档案信息的储备空间.这也使得整个信息化系统中拥有的学生信息比较繁冗,有价值的信息并没有被提炼出来,最终使用学生档案信息的效率也不是很高.之所以出现这种情况,主要就是在对学生信息进行整合与归档的过程中,并没有按照相应标准来分类录入信息,使得整个系统中的学生档案信息呈现出一种分散性与无序性的状态,也就无法进行后续加工与深层次使用.
二、信息时代高校学生档案管理模式的改善对策
（一）提高管理人员的信息化档案管理意识.对于各个高校来说,学校中高层领导者与管理者应该充分认识到学生档案信息化管理与建设的重要性,并在平时的时候多关注信息化档案管理工作,同时还要在下一步的教务管理中充分提高每一个档案管理人员的信息化意识与素质.这也需要高校首先应该在内部进行管理意识的创新,打破领导者与管理者对于学生档案管理的传统认知,明确信息化时代背景下学生信息的重要价值,引导学生档案信息化管理步入正轨.在此之中,高校也应该针对学生档案管理人员进行相应的培训,保证他们能够熟练使用信息化档案管理系统的各类功能,同时在录入信息、传递信息、更新信息等各项工作的时候,都应该做好学生档案信息的审查,保证信息系统中的每一个信息内容都比较全面,不存在错误与疏漏.
（二）明确档案信息化系统的具体内容.各个高校在构建档案信息化管理系统的时候,应该充分明确信息化档案管理系统的具体内容,主要可以将其分为两大部分,即学生基本信息和综合性成绩信息.在学生基本信息方面,主要囊括了学生在各个学校学习过程中的所有信息.而综合成绩信息则主要录入跟学生每一次考核与考试有关的成绩信息内容.透过这两个方向,管理人员就可以在信息化系统中进行规范的信息录入,在保证学生档案信息完备性与全面性的基础上,使具体档案信息内容变得更加规范.在高校按照这种模式建成学生档案信息化系统以后,就可以实现信息系统的资源共享.这种资源共享一方面能够直接给我国教育部门和用人单位提供必要的学生档案信息支持,优化大学生就业环境以及我国高校教育的改革路径,另一方面也能够加强同区域各个高校之间的交流与互动,显著提高学生档案信息化管理的成效.
（三）优化与改善实际的档案管理制度.对于各个高校来说,在学生档案信息化管理的过程中,应该明确“统一领导、分级管理”的整体理念,来强化各级管理制度的贯彻效果.在这个过程中,高校一方面应该尽快建成学生档案管理工作的目标责任制,并加强对每一个档案管理人员自身工作的多维度考核,利用相应的考核指标全方位展现管理人员的实际工作成效,并将学生档案管理中出现问题的责任落实到具体主体身上.这样以后,档案管理人员在信息化时代下,就能较好地约束自身行为,保障信息化档案管理的有效性.另一方面,高校应该立足于学生档案信息的归档、流转等各项内容,制定针对性较强的制度体系,保证学生档案信息在通过各类信息化渠道的时候,能够保证信息的完备性与真实性.
（四）加强对学生档案信息的深度应用.在当前我国高等教育体系不断变革的背景下,各个学校应该明确学生档案信息对于自身发展的战略价值,并利用信息化系统来提炼学生档案信息,最终能够形成有利于学校战略发展的档案决策信息.这也需要学校不断拓展信息化系统的自身功能,同时还要强化系统的信息查询与检索功能,并能够对学生档案信息进行初步的分析,提炼出关键档案信息,能够给学校的教育管理与后续教学改革提供重要的参考意见.这样以后,学生档案信息就能够通过信息化系统,将原本静态的信息内容,转化为动态的信息网络,直观展示最有价值的档案信息,以及在学校不断发展过程中,学生档案信息中的各项关键点出现的动态变化,充分体现学生档案信息的价值.
三、结语
综合来看,我国多数高校在学生档案管理过程中虽然已经全面推广使用各类信息化技术,但具体管理工程的成效却很难得到保证.对于各个高校来说,在下一步运营发展中应该认识到自身在这方面的不足,能够强化内部档案管理人员的专业能力与基本素质,并且还要构建相对完善的档案信息管理系统,细化各项管理制度内容.而对于高校的中高层领导者来说,也应该善于使用信息化系统来提取高校学生档案中的有用信息,并将其引入到学校发展的战略决策中,保证学校能够在当今教育环境中取得优势的竞争地位.
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